Compilación de una Solución de Sistema de Gestión Educativa de Código Abierto para las Escuelas y Colegios de la Ciudad de Loja
De Computacion
Ing. Carlos Córdova, Ing. Alexander López, Nancy Maricela Loarte A.
Objetivos
Objetivos Generales
• Investigar diferentes herramientas de sistemas de gestión académica para seleccionar la herramienta que cumpla con las necesidades de las instituciones educativas de la ciudad de Loja.
• Ajustar la personalización de la herramienta que se considere como solución.
Objetivos Específicos
• Ofrecer una solución de Código Abierto que busque satisfacer las necesidades básicas de un Sistema de Gestión Educativa modular adaptable para las Escuelas de la Ciudad de Loja.
Definición del problema
La Universidad Técnica Particular de Loja, con su afán de colaboración se encuentra empeñada en promover la creación de proyectos que faciliten el trabajo y desempeño de la administración del sistema de gestión académica de las instituciones educativas, de tal manera se pueda automatizar los procesos referentes al sistema de gestión académico para beneficio de los docentes y alumnos de las diferentes instituciones educativas.
Con lo expuesto anteriormente y determinando, que las instituciones educativas llevan los procesos de la administración de su gestión académica de forma, manual (libros), semiautomática (libros y hojas de Excel) y automática (hojas de Excel) y considerando que deben integrarse a los nuevos avances tecnológicos para poder alcanzar muchos beneficios dentro de lo académico para incentivar a docentes y alumnos, por lo que surge la necesidad de realizar el presente trabajo de investigación que está destinado a apoyar con una solución para la automatización de los procesos de un sistema de gestión académico para las escuelas y colegios de la ciudad de Loja.
En vista de ello, con ayuda de la herramienta de sistema de gestión académico que se encuentre como solución se permitirá a las instituciones educativas, automatizar los procesos de administración del sistema de gestión académico, como la gestión de alumnos, gestión de docentes, calendarios y horarios, seguridad en el acceso al sistema y la generación de reportes de alumnos, notas y docentes.
Debido a las nuevas tecnologías y a la gran difusión del software libre se pudo elegir una entre varias herramientas la misma es la más conveniente para realizar la personalización y a su vez cubrir con los requerimientos básicos del sistema de gestión académico.
Proceso de la solución
Para empezar con el proceso de la solución se realizo una encuesta a las instituciones educativas con la finalidad de recabar informmación para determinar los requerimientos necesarios para el sistema de gestión académico los mismos que estan detallados acontinuación.
Requerimientos para el sistema de gestión académico
Requerimientos en la gestión de alumnos
• Ingreso de Alumnos
• Registro de Asistencias
• Registro de Notas
• Ingreso de materias
Requerimientos en la gestión de docentes
• Ingreso del Docente
• Asignación de materias a docentes.
• Horarios de los docentes
Requerimientos de opciones en Calendarios y horarios
• Ciclo Lectivo (Fecha de Inicio y fin)
• Horarios de turnos (Horas asignadas, inicio y fin)
• Periodos ( 1ª, 2ª, 3ª trimestre, fecha de inicio y fin)
• Horario de Clases
Requerimientos de la Seguridad en el sistema
• Administrador (Dar acceso al sistema a una sola persona)
• Asignación de permisos específicos por perfil (secretaria, docentes, administrador)
Requerimientos de tipos de reportes
• Listado de todos los alumnos.
• Listado de un solo alumno con sus detalles
• Presentación de alumnos por grado o sección
• Visualización de asistencia por alumno
• Listado de notas de alumnos
• Listado de docentes
Análisis y Comparaciones de Alternativas de Solución
Para realizar el análisis y comparación, se ha tomado en cuenta las siguientes herramientas:
Estas herramientas fueron elegidas por los siguientes detalles:
• Tienen un ranking alto de visitas en su página web, en relación con otras herramientas.
• Poseen la mayoría de requerimientos expuestos por las instituciones educativas.
• Porque son herramientas con código abierto o software libre.
• Estas herramientas han sido implementadas, en instituciones educativas como: Escuela Fiscal "Aurelio Dávila Cajas, provincia de Cotopaxi.
• Son desarrolladas en lenguajes de programación conocidos como java, php, mysql.
Para realizar el estudio de las diferentes herramientas de sistemas de gestión académico, se ha tomado en cuenta las opciones que el sistema debe contener, en base a los requerimientos que se encuentran explicados en el punto (2.1).
Comparación de las herramientas
De acuerdo a las ponderaciones, asignadas a las opciones de las herramientas se puede determinar cuál es la más optima para personalizarla.
Completa (3): al asignar esta valoración significa que las funciones o procesos del módulo están terminadas.
Incompleta (2): esta valoración significa que se debe completar con algunas funciones o algún proceso para el funcionamiento del modulo.
Ninguna (1): se debe generar nuevas funciones o procesos que el módulo no posee para su correcto funcionamiento.
| 3 | Completa | |
| 2 | Incompleto | |
| 1 | Ninguno |
El cuadro comparativo de las herramientas con la ponderación asignada es la siguiente.
Comparaciones de las Herramientas</span
Con dichos resultados se puede determinar que la herramienta Alba es una de las más completas, la cual cumple con la mayor parte de requerimientos que necesitan las instituciones educativas en un sistema de Gestión Académica.
Herramienta Seleccionada
Luego de haber realizado la instalación y estudiar las diferentes herramientas antes mencionadas se puede determinar que la herramienta Alba es la más útil de acuerdo a los siguientes puntos.
* Puede ser instalada en los Sistemas Operativos Windows y GNU/Linux. * Tiene la mayor parte de procesos básicos de un sistema de gestión académico. * Cumple con la mayoría de requerimientos solicitados por las instituciones educativas. * Su interfaz es amigable para el usuario final.
Alba
Es un Sistema Informático Abierto de Gestión Unificada para Unidades Educacionales, que ofrece aplicaciones de Software Libre para el trabajo cotidiano en ellas.
Por su tipo de licenciamiento bajo la GNU/GPL, permite una reutilización y actualización constante de los procesos, así también posibilita el aprovechamiento de módulos ya realizados por otros emprendedores dentro de la comunidad.
Esta desarrollada en el lenguaje de programación PHP, utilizando el framework, Simfony y esta divida en módulos (alumnos, docente, asistencia, boletín, informes, horario de clases).
Para realizar la personalización y adaptarla al entorno de las instituciones educativas de la ciudad de Loja y mejorar la herramienta se ha desarrollado los siguientes cambios.
Módulo Alumnos
Módulo de Alumnos
- Creación de la función que permita generar el código de las cuentas aleatoriamente, una vez autogeneradas permiten continuar como el ingreso de los datos del responsable del alumno.
- Generación del código aleatoriamente para cada alumno, con el que va a constar dentro del sistema de gestión académico este código fue remplazado por el número de cédula de los estudiantes ya que algunos estudiantes todavía no poseen su cédula de identidad.
- Un enlace para ingresar los datos del responsable del alumno.
- Se adaptó al entorno de las instituciones educativas los nombres de los campos de este módulo.
Módulo Notas
- Se modificó dentro de este modulo la función para que permita grabar las notas.
Módulo asistencias
- Se especificó en la función que permita ingresar las asistencias en pantalla, (J) justificadas, (I) Injustificadas, (A) Asistencias, y presente los resultados cuantas asistencias tiene el alumno según como hayan sido ingresadas.
Módulo Docentes
- Se hizo cambios en los archivos de presentación (templates), los nombres de los campos que se presentan en pantalla al usuario final.
Módulo Establecimiento
- Creación de la función que permita subir la imagen o sello de la institución educativa.
Horarios de Clases
- Se agregó una función para que pueda generar el horario de clases según cada docente.
Módulo Informes
- Listado de todos los alumnos.
- Se cambió los datos en la pantalla que se presenta para el usuario final.
Listado de notas de alumnos
- Se cambió la presentación de los reportes de notas en el módulo informes.
- Se llamó a la proceso de notas para obtener el debido reporte.
Listado de docentes
- Se agregó en el menú de informes y consultas un submenú para obtener la lista de docentes que trabajan en la institución a la misma.
- Además se comentó todas las opciones que no son necesarias en la pantalla principal así como en los submenús, de acuerdo con los requerimientos de las instituciones educativas.
- Se personalizó los nombres de toda la aplicación, adaptándoles al entorno de nuestras instituciones educativas.
Una vez personalizada la herramienta y adaptada a los requerimientos obtenidos en la encuesta, se puede observar en la siguiente imagen los módulos generales de la herramienta.
Módulos Generales de la Herramienta Alba
Módulos Generales del Alba
En base a los módulos y submodulos se realizó el plan de pruebas que consistió en:
Funcionalidad del módulo
Estas pruebas consistieron en verificar que todos los módulos o procesos de la herramienta Alba, al ejecutarlos funcionen correctamente dentro del sistema de gestión académico, para proceder a ingresar los datos numéricos o alfanuméricos.
Validación de los datos
Consisten en validar o verificar los datos numéricos o alfanuméricos que se ingresa en cada campo de los diferentes módulos que contiene el sistema de gestión académico, sean son los correctos.
Una vez realizado el plan de pruebas y haber obtenido el correcto funcionamiento de la herramienta se procedió a la implementación en las instituciones educativas pudiendo verificar con las actas de entrega-recepción.
Conclusiones
• La encuesta sirvió como base para determinar necesidades de las instituciones en cuanto a la automatización de ciertos procesos en la administración de la gestión académica. A partir de dichas necesidades se hizo un análisis para sacar los requerimientos básicos que debió cumplir la herramienta Alba en el sistema de gestión académica para como la herramienta más viable de implementar en este proyecto.
• Después de haber hecho un análisis y comparación entre cuatro herramientas se determinó que la herramienta Alba es la más óptima para la personalización por que tiene un porcentaje mayor en el cumplimiento de los requerimientos que se obtuvieron.
• La herramienta Alba esta propuesta a nivel latinoamericano y se tiene la posibilidad de personalizar de acuerdo al entorno de cada proyecto que vaya a crear con dicha herramienta como base.
• La herramienta Alba tiene una interfaz gráfica e intuitiva, por lo que es una herramienta amigable para los usuarios.
• La implementación de la herramienta Alba en las instituciones educativas fue fundamental para ayudar a la automatización de los procesos del sistema de gestión académico, lo cual se puede verificar con las actas de entrega-recepción.
• Después de haber utilizado herramientas de software libre, se puede determinar que presenta muchos beneficios porque no se tiene que empezar a desarrollar una herramienta desde cero, sino que se procede a personalizarla de acuerdo a las necesidades que se tenga, gracias a la ventaja de que se puede obtener el código fuente.
Manuales de Gestión
Manual de la Aplicación, Manual de Usuario, Código Fuente del Alba
A continuación se encuentra el enlace en donde se puede descargar los archivos correspondientes al proyecto.
