Organización Dir Adm. Cc

De Computacion

La tecnología de la computación electrónica ha modificado de manera importante la forma de trabajar de toda la humanidad. La dependencia que tenemos en la actualidad de las computadoras es evidente. Sin embargo, los sucesos han ocurrido con tal rapidez que se requiere de un análisis formal para comprobar la magnitud de esa dependencia. Ya que en la actualidad existen múltiples empresas de diversa índole que usan dentro de sus procesos operativos, administrativos, de negocios, etc. a las computadoras, por lo que una manera drástica, pero muy objetiva de ilustrarla, sería imaginar lo que podría suceder si de un momento a otro se desconectaran todas las computadoras en el mundo. Los efectos serían más graves que los causados por una guerra. De inmediato, quedaríamos sin transportes ni comunicaciones, los bancos cerrarían y no habría dinero disponible, las transacciones comerciales quedarían prácticamente anuladas, la mayoría de las empresas dejarían de prestar sus servicios y muchas otras detendrían su producción, grandes redes de suministros de energía eléctricas quedarían desactivadas, los suministros de agua dejarían de operar, millones de personas quedarían inactivas, etcétera. De ahí la importancia de las computadoras. Y si bien no llegara a suceder dicha catástrofe, es innegable la frecuencia con que somos víctimas de los errores que se cometen en los centros de cómputo. ¿Quién no ha perdido horas esperando a que se restablezcan los servicios de algún banco a fin de cobrar un cheque? ¿Cuántas veces no hemos acudido a aclarar un recibo de cobro emitido erróneamente? Miles de trámites han quedado pendientes por falta de información oportuna. Por tanto, no es admisible que si la función de un centro de cómputo es simplificar las labores administrativas, éstas en muchos casos terminen por ser más complicadas. Dentro de un centro de cómputo la administración consiste en el desarrollo de actividades que se emprenden para coordinar el esfuerzo de un grupo, es decir la, manera como se alcanzan las metas u objetivos con la ayuda de las personas y los recursos, mediante el desempeño de ciertas funciones esenciales, como la planeación, organización, dirección y control. En la actualidad la tendencia mundial exige que la informatización se extienda a todo nivel, por lo cual se resalta la necesidad de formar profesionales que asuman la administración de áreas informáticas, como complemento a la formación general de la carrera. La asignatura Organización, Administración y Dirección de centros de Cómputo se cursa en el noveno ciclo de la carrera de Ingeniería en Informática y forma parte del pensum de estudios de la escuela de Ciencias de la Computación modalidad a distancia y está orientada en dar al estudiante una visión general de las principales actividades, presenta contenidos ya conocidos por usted en la materia de Organización y Administración Empresarial, por lo tanto lo que haré es orientar estos conocimientos hacia la administración de áreas informáticas. De acuerdo con la planificación de la asignatura, en el primer bimestre usted señor estudiante encontrará contenidos de: Especificaciones Generales en donde haremos una revisión de conceptos específicos, tipos y clasificación de centros de cómputo; Administración: analizaremos diferentes conceptos de administración que nos ayudarán a recordar las principales fases del proceso administrativo; Planeación: iniciaremos con una breve definición y analizaremos el proceso de la planeación para un centro de cómputo. En el SEGUNDO BIMESTRE contenidos relacionados con Organización: concepto, principales departamentos o áreas y funciones específicas; Selección y Adquisición de Software y Hardware: tratare de enfocar los principales criterios para su selección y adquisición tomando en consideración aspectos claves para su ejecución; Administración de personal informático y recursos: Se enfoca la importancia del recurso primordial en la organización el personal, su capacitación, sus funciones, responsabilidades Seguridad Total: los principales problemas que conciernen a un centro de cómputo, haciendo hincapié en aspectos de seguridad física y lógica; como punto final de este capitulo haré referencia de los principales aspectos a considerar para la elaboración de una guía de control de riesgos que nos permita contar con un plan de contingencia ante la ocurrencia de posibles eventualidades y los lineamientos básicos de un Plan de Continuidad del Negocio (PCN) el cual permite a la organización recuperarse rápida y efectivamente de un desastre o emergencia imprevista que interrumpa las operaciones normales de la organización, el plan involucra a: plan de contingencia, plan de recuperación del desastre y plan de recuperación de la organización.

Tabla de contenidos


[editar] Objetivos Generales

  • Definir las estrategias fundamentales para la planificación, organización, administración y gestión de centros de computo.

[editar] Objetivos Especificos

  • Estudiar y analizar los principales conceptos, asociados a la administración de áreas informáticas.
  • Identificar y evaluar los componentes del proceso administrativo, como herramienta para la implementación de centros de cómputo.
  • Identificar los diferentes niveles de planeación en el proceso de constitución de un centro de cómputo.
  • Analizar las diferentes áreas de la organización.
  • Definir estándares que permitan optimizar los costos y realizar una selección efectiva del activo informático.
  • Conocer las diferentes formas de administrar los recursos informáticos del centro de cómputo.

  • Analizar, evaluar e interiorizar la importancia de los niveles de seguridad informática en la administración de centros de computo.

  • Desarrollar y definir un plan de contingencia para la prevención de riesgos.

[editar] Bibliografía

Por la dificultad de encontrar un texto base que contenga todos los contenidos en la resente asignatura, hemos considerado los puntos de vista de diferentes de autores incluso la experiencia de administradores de las salas de cómputo de l UTPL, además se agregan algunos link los cuales ayudarán al estudio de la presente asignatura, se anexarán Papers con el fin de complementar los conocimientos.

Los textos de los cuales se tomó información son:

  • SENN James A: Análisis y Diseño de Sistemas de Información, Edit. McGraw Hill.
  • Curso de Básico de Administración de Empresas, Edit. McGrawHill.
  • LI David H. Auditorias en Centros de Cómputo, Edit. Trias David H. Li.
  • VILCHEZ César: Administración de Centros de Cómputo, Edit. UNAC-C.
  • Ricardo Hernández Jiménez y Trillas, Administración de la función informática.
  • FINE, Leonard H. Seguridad en los centros de cómputo: Políticas y Procedimientos. Ed. Trillas, México D.F.

Links

(ISO 17799: La nueva norma técnica global de seguridad)
(Administración de riesgos
(Evaluación de riesgos).
(Plan de recuperación de desastres).
(Plan de prevención de desastres).
(Actividades de recuperación del desastre).
(Planes de contingencia y recuperación de desastres).
(Recomendaciones generales de protección y seguridad).
(Contingencias).
(Mantenimiento de sistemas).
(Encriptación de datos).

(Políticas de respaldo de información, Riesgo a los cuales se encuentran inmersos los Sistemas de Información, Clasificación de respaldos, Dispositivos de almacenamiento, tecnologías: óptica y magnética, ejemplos de Respaldos).


[editar] Desarrollo del Aprendizaje

[editar] Capitulo 1 : ESPECIFICACIONES GENERALES

En este capítulo haremos una revisión de conceptos, que nos ayudarán a comprender la importancia que en la actualidad ha llegado a tener la administración de áreas informáticas (centros de cómputo) las cuales poco a poco se han convertido en zonas neurálgicas de toda actividad cotidiana. Ahora bien, tomemos en cuenta que todas las empresas u organizaciones, también llamadas instituciones, están compuestas por áreas o departamentos, los cuales permiten conformar una organización basada en centros especializados de actividades y una mejor distribución de responsabilidades. Es por esto que a lo largo de la existencia de dichas instituciones la experiencia ha ido formando distintos tipos de organizaciones estableciéndolas de acuerdo a la que mejor satisface sus necesidades, y a la fecha, podríamos decir que ya existen modelos bien definidos dentro de cada una de las instituciones. Los modelos clásicos establecen la existencia de gerencia o direcciones, las cuales están formadas a su vez por departamentos que se agrupan de acuerdo a las actividades que llevan a cabo y a sus responsabilidades; así encontraremos a un departamento de contabilidad, compras, mantenimiento, mercadotecnia, etc., cada uno con un objetivo y un sin número de actividades. Dichos departamentos están clasificados por su importancia la cual se basa en los ingresos que gracias a ello se obtienen, debiendo ser más bien por lo vital que resultan para el buen funcionamiento de la empresa. Es así, como hay departamentos que por definición deben existir, están aquellos que se forman por necesidades especificas y a su vez los que se les considera de lujo para dar una mejor imagen, por que están de moda. Hasta algunos años los centros de cómputo pertenecían al último grupo, o sólo lo consideraban aquellas organizaciones con los suficientes recursos para mantenerlo, aún cuando no genera ingresos, pero poco a poco esta idea ha dejado de existir para convertirse en la convicción que un centro de cómputo es de vital importancia dentro. De la compañía ya que es la encargada de proveer a esta, a través de equipos computacionales de lo más preciado e indispensable para la sobre vivencia de la empresa ¡la información!.

1.1 CENTRO DE CÓMPUTO

Un centro de cómputo representa una entidad dentro de la organización, la cual tiene como objetivo satisfacer las necesidades de información de la empresa, de manera veraz y oportuna. Su función primordial es apoyar la labor administrativa para hacerla más segura, fluida, y así simplificarla. El centro de cómputo es responsable de centralizar, custodiar y procesar la mayoría de los datos con los que opera la organización. Prácticamente todas las actividades de los demás departamentos se basan en la información que les proporciona dicho centro. La toma de decisiones depende en gran medida de la capacidad de respuesta del proceso de datos. Por lo anterior, casi no se escatima la inversión para proveerlo del equipo técnico (material y humano) necesario. De hecho, en la mayoría de las organizaciones el centro de cómputo absorbe la mayor parte del presupuesto. La importancia que tiene el centro de cómputo dentro de la organización, lo coloca en una posición que influye incluso en una gran parte de las decisiones administrativas y de proyección de las empresas. Un centro de cómputo significa la culminación de la sistematización de la empresa. El análisis y diseño de sistemas de información implica un alto grado de eficiencia administrativa dentro de la organización, de lo contrario difícilmente se podrían llevar a la práctica los diseños. Se puede afirmar que el centro de cómputo reclama que los mecanismos administrativos de la organización estén claramente establecidos. Aún más, si no lo estuvieran, dicho centro está preparado para colaborar a fin de establecerlos. En otras palabras, el centro de cómputo predica la buena administración de los recursos de una entidad.

1.2 OBJETIVO DE UN CENTRO DE CÓMPUTO

El principal objetivo de un centro de cómputo es el de concentrar el procesamiento de datos e información de una manera sistematizada y automática. La computadora como herramienta de solución para problemas de cálculo de operaciones, investigación de procesos, enseñanza, etc. establece las bases para determinar el objetivo de un centro de cómputo, como es el de prestar servicios a diferentes áreas de una organización ya sea dentro de la misma empresa, o bien fuera de ella, tales como: producción, control de operaciones, captura de datos, programación, dibujo, biblioteca, etc. Debido a los diversos servicios que puede prestar un centro de cómputo en diferentes áreas, estos pueden agruparse departamentos a áreas específicas de trabajo.

1.3 TIPOS Y CLASIFICACIÓN DE CENTROS DE CÓMPUTO

En este punto especificaré como se clasifican los centros de cómputo:

POR SU ACTIVIDAD

  • Industriales
  • Comerciales
  • Servicios

POR SU TAMAÑO

  • Grande
  • Mediano
  • Pequeño

POR SU ORIGEN FINANCIERO

  • Oficiales o públicos.
  • Privados
  • Mixtos

POR EL NÚMERO DE PROPIETARIOS

  • Individuales
  • Sociedades

1.4 LA INFORMÁTICA

El término informática se forma como contracción de las palabras Información autoMATICA, pudiéndose definir la informática, de una forma general, como tratamiento automático y racional de la información. Su objetivo es procesar una información de ENTRADA para obtener un resultado FINAL. El concepto de informática es más amplio que el simple uso de equipos de cómputo o bien de procesos electrónicos, no existe una sola concepción acerca de que es informática; etimológicamente, la palabra informática, deriva del francés informatique. Este neologismo proviene de la conjunción de information (Información), y automatique (automática). Su creación fue estimulada por la intención de dar una alternativa tecnocrática y menos mecanisista al concepto “proceso de datos”.

En 1966, la Academia Francesa reconoció este nuevo concepto y lo definió del modo siguiente:

“Ciencia del tratamiento sistemático y eficaz, realizado especialmente mediante máquinas automáticas, de la información contemplada como vehículo del saber humano y de la comunicación en los ámbitos técnico, económico y social”.

En algunas ocasiones se han empleado como sinónimos los conceptos de proceso electrónico, computadora e informática. El concepto de informática es más amplio, ya que se considera el total del sistema y el manejo de información, la cual puede usar los equipos electrónicos como una de sus herramientas. También es común confundir el concepto de datos con el de informática. La información es una serie de datos clasificados y ordenados con un objetivo común. El dato se refiere únicamente a un símbolo, signo o una serie de letras o números, sin un objetivo que de un significado a esa serie de símbolos, signos, letras o números. La información ha sido dividida en varios niveles. El primero es el nivel técnico que considera los aspectos de eficiencia y capacidad de los canales de transmisión; el segundo es el nivel semántico y considera la información desde el punto de vista de su significado; el tercero es el pragmático y considera al receptor en un contexto dado, y el cuarto nivel considera la información desde el punto de vista normativo y de la parte ética de la información o sea considerada cuando, desde y a quienes se destina la información o la difusión que se le dé. La informática debe abarcar los cuatro niveles de información. El cuarto nivel tiene aspectos como la parte legal del uso de la información, la parte ética en informática. La nueva tecnología que permite que el usuario disponga de información en cualquier momento, para acceso, actualización, cambio o explotación de la misma y pueda distribuirse e intercambiarse entre tantos usuarios como se desee; pero al mismo tiempo plantea un gran problema en cuanto al nivel de información que es su parte ética y el estudio de las posibilidades de mal uso o bien de uso por parte de personas no autorizadas. La informática se desarrolla basándose en normas, procedimientos y técnicas definidas por institutos establecidos en el ámbito nacional e internacional. La informática hoy en día se puede decir que es el campo que se encarga del estudio y aplicación práctica de la tecnología, métodos, técnicas y herramientas relacionadas con las computadoras y el manejo de la información por medios electrónicos, el cual comprende las áreas de la tecnología de información orientadas al buen uso y aprovechamiento de los recursos computacionales para asegurar que la información de las organizaciones fluya (entidades internas y externas de los negocios) de manera oportuna, veraz y confiable; además es el proceso metodológico que se desarrolla de manera permanente en las organizaciones para el análisis, evaluación selección, implantación y actualización de los recursos humanos (conocimientos, habilidades, normas, etc.), tecnológicos (hardware, Software, etc.), materiales (escritorios, edificios, accesorios, etc.), y financieros (inversiones) encaminados al manejo de la información, buscando que no se pierdan los propósitos de calidad, confiabilidad, oportunidad, integridad y veracidad, entre otros propósitos.

1.5 IMPORTANCIA DE LA FUNCIÓN INFORMÁTICA

La información es inherente a la existencia de las personas y de las sociedades. Permite conocer la realidad, interactuar con el medio físico, apoyar la toma de decisiones, y evaluar las acciones de individuos y de grupos. El aprovechamiento de la información propicia la mejoría de los niveles de bienestar y permite aumentar la productividad y competitividad de las naciones. El importante aporte de la información se ha visto acrecentado por la posibilidad que ha traído consigo la informática, surgida de la convergencia tecnológica de la computación, la microelectrónica y las telecomunicaciones, para producir información en grandes volúmenes, y para consultarla y transmitirla a través de enormes distancias. La informática es un área que esta ganando a pulso la posición en donde se encuentra actualmente, mediante una evolución natural desde la posición ignorada que ocupaba en el pasado hasta llegar a la posición actual, pasando por todo un proceso de desarrollo el cual a nosotros como futuros Licenciados en Informática nos corresponde obtener los resultados deseados. En este trabajo veremos la importancia de la planeación en los centros de informática así como algunas de sus ventajas, también analizaremos su organización, dirección, estructura jerárquica dentro de la organización, las funciones del área, lo que se espera de ella, y la delimitación de los elementos de un centro en informática. Muchas de empresas cuentan con una sala informática más por diversos factores estas se han instalado de manera improvisada debido a que a la mayoría de las empresas el impulso tecnológico que esto implica los tomo de sorpresa, y se instalaron los centros en informática sin la planeación y estudios requeridos para su correcto funcionamiento, con el presente trabajo, se pretende dar una idea general de lo que implica un centro de informática, como órgano interno de una institución.

1.6 TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN, SU EVOLUCIÓN E INFLUENCIA EN EL MUNDO ACTUAL

La informática ha producido un importante cambio en la economía. A los factores tradicionales de producción para generar riqueza, se suma otro estratégico: el conocimiento. Asimismo, la informática ha impulsado nuevos mecanismos de producción. Además, ha modificado múltiples actividades en las esferas políticas y sociales, así como el uso del tiempo y la forma de vida. Estamos viviendo un cambio hacia lo que ya se conoce como la Sociedad de la Información, de la cual la informática es la infraestructura fundamental. Por la magnitud de sus efectos, esta revolución tecnológica es comparable a dos importantes acontecimientos históricos: la difusión del conocimiento que trajo consigo la introducción de la imprenta de tipos móviles, y la ampliación de las capacidades motrices del hombre como consecuencia de la Revolución Industrial. Con la introducción de la imprenta, las ideas pudieron viajar lo largo y ancho del mundo, al fomentarse la lectura y la escritura y al incrementarse la velocidad de transmisión del conocimiento, dando lugar a una amplia conversación universal y a la consecuente evolución cultural, social, política y económica. La Revolución Industrial, por su parte, amplió las capacidades productivas de la sociedad, la disponibilidad de satisfactores, y sus opciones de empleo y organización. Trajo consigo el desplazamiento de individuos del campo a las ciudades, y también propició un desarrollo heterogéneo entre las naciones, lo que redefinió la organización del mundo. Lo mismo que la Revolución Industrial, que fue en múltiples regiones una palanca impulsora del desarrollo económico y social, se dispone ahora de las grandes ventajas que abre la revolución tecnológica, que ha dado origen a la Sociedad de la Información. En el mundo de hoy, la informática tiene un carácter estratégico. Sus aplicaciones ya han afectado prácticamente todas las actividades humanas, modificando las estructuras de producción y comercialización, la organización de instituciones, la generación de nuevas tecnologías y la difusión de conocimientos, así como la prestación de servicios. A estos efectos se están sumando transformaciones igualmente importantes, en el ámbito social, al cambiar la manera en que se llevan a cabo innumerables actividades cotidianas. Las consecuencias de esta revolución tecnológica serán múltiples y algunas ya son claramente perceptibles. En el ámbito económico, en particular, los avances tecnológicos han permitido reducir, en forma antes inimaginable, el tiempo requerido para producir bienes de toda índole. En un lapso de diez años, el número de horas para ensamblar un automóvil disminuyó a la mitad; el tiempo de producción de un periódico bajó a la tercera parte y el de un libro todavía más. Otros productos que, debido a su enorme diversidad, escapaban hasta hace poco a la industrialización, se pueden producir a la medida de las necesidades del cliente en tiempos muy reducidos y a costos tan bajos como los producidos en serie. Así, con el apoyo de la informática se han alcanzado niveles muy superiores de productividad y competitividad. Los servicios que exigen un manejo masivo de información, como los del sector financiero, los seguros y el comercio, pueden prestarse en forma casi instantánea, aumentando su eficiencia, al poder enlazarse oficinas, clientes y proveedores en cualquier parte del mundo a través de redes de computadoras. También, la informática ha hecho posible un mercado mundial capaz de reaccionar prácticamente al instante a los eventos que se suscitan en cualquier parte de nuestro planeta y que permite amplias transacciones de productos y servicios. Adicionalmente, han aparecido productos y servicios alternativos vinculados al consumo intermedio y final, a la cultura y al entretenimiento, que están creando nuevos mercados y un número importante de empleos, algunos de los cuales demandan, a su vez, nuevas habilidades y especialidades. En los ámbitos sociales y culturales, los efectos de la informática son tan importantes como los económicos, porque están cambiando las formas tradicionales de organización y comunicación, transformando las actividades y las condiciones de vida. El trabajo a distancia es ya una realidad en algunos países. Esto modifica, por ejemplo, la elección del sitio para vivir. Los efectos podrán impactar incluso la geografía de los asentamientos humanos, con todos los cambios que ello implica en la estructura social. Con el apoyo de la informática, los gobiernos, las instituciones educativas, los organismos asistenciales y las empresas de carácter privado están en posibilidades de mejorar sustancialmente los mecanismos tradicionales de gestión y de servicio, lo cual se traduce en beneficios reales y tangibles para los usuarios. Con el uso de esta tecnología, los servicios al usuario pueden proporcionarse de forma radicalmente distinta, en lo que toca a su cantidad, y en lo referente a su calidad. Los avances tecnológicos que se perfilan harán posible la transformación de los servicios para acercarlos a las necesidades particulares de las personas. Por ejemplo, la conexión a redes de computadoras nacionales e internacionales permitirá adaptar la educación, para que cada individuo pueda profundizar en sus áreas de interés. Para el estudiante y el maestro estará disponible la información contenida en acervos anteriormente fuera de su alcance, permitiéndoles privilegiar su uso y aprovechamiento por encima de su capacidad de memorización; y el médico podrá consultar información sobre la historia clínica de un paciente, bibliografía sobre padecimientos y nuevos tratamientos, y aun comunicar e intercambiar información y opiniones con otros especialistas. Sin duda, son múltiples e incluso -insospechados- los beneficios que se tendrán en cada una de estas áreas. Las nuevas posibilidades de comunicación permitirán integrar grupos de personas que radiquen en distintos sitios, con afinidades o necesidades específicas, para resolver problemas que les son comunes, generando lo que se ha denominado una inteligencia colectiva. De todo lo anterior se puede concluir que la informática está modificando y modificará aún más nuestra vida cotidiana, nuestra forma de ver el mundo y de relacionarnos con él. El cambio ya se está dando y será importante orientarlo y aprovecharlo para beneficio del país. Las sociedades que han incorporado la informática a su forma de vida cuentan con una ventaja económica y social invaluable en el contexto de la globalización. Debido a ello, múltiples naciones están enfocando sus esfuerzos a diseñar políticas y estrategias en informática.

1.7. HISTORIA DE LOS CENTROS DE INFORMÁTICA

Ubicación tradicional del área de Informática dentro de la organización

Imagen:HISTORIA_DE_LOS_CENTROS_DE_INFORMÁTICA.JPG


Primer Objetivo: Descentralizar el área informática

La descentralización del área informática no es algo que pueda entenderse como una simple reorganización del área informática; es mucho más profundo que solo modificar el organigrama (sin querer decir con eso que sea algo sumamente complejo). Además no es una dedición que se pueda tomar en el área informática, aunque ahí es donde deberá gestarse el impulso inicial. En ese momento quizá parezca incomodo y probablemente le suene fuera de sentido (sobre todo si usted ya es un informático activo), pues podría pensar lo siguiente: pero ¿Cómo voy a participar como verdugo de mi propia área? Descentralizar el área de informática no significa desaparecer esta área de la organización. Véase bien que lo que digo es que hay que descentralizarla lo cual significa que todas las actividades vigentes del área informática tendrán que seguir desarrollándose y evolucionando como hasta ahora, pero en el lugar donde estas resulten de mayor provecho, y ubicadas de tal modo que el fenómeno del despilfarro computacional se abarata. Además dada la importancia que actualmente tiene la informática para todas las organizaciones, se puede afirmar que la modernización de las empresas estará dada en gran medida por la modernización del área mencionada. Pero al mismo tiempo es un salto obligatorio, necesario que tarde o temprano tiene que darse, y que no debe posponerse hasta cuando el efecto de la competencia ya haya causado estragos difíciles de superar y mucho más costosos, como efecto de no haber tomado la decisión oportunamente. No resultara fácil dar ese salto, y mucho menos y mucho menos cuando a primera vista lo que se vislumbra es el desmembramiento del área de informática. NO resultara sencillo para los informáticos prepararse mentalmente para comprender que ellos no serán desplazados, y que no se alterarán las jerarquías de los gerentes y directivos de esta área. Por el contrario descentralizar esta área representara ubicarla en el contexto más amplio de la empresa, e influirá con mayor vigor en los lugares estratégicos de la organización donde los beneficios de su aplicación podrán apreciarse como nunca antes en la historia de esta área, al fortalecer enormemente las la actividades operativas, de control y de servicio. Abarcara mayor campo de acción. Adquirirá mayor poder jerárquico en el nivel de la empresa; no auto asignándoselo como se ha practicado hasta la fecha, sino porque se le será reconocido como resultado de haberse diseminado los beneficios de las actividades informáticas en todas las áreas de la organización, y la importancia de ello se apreciará tangiblemente. Entonces no será vista como un área riesgosa y peligrosa que vive aislada, fuera del control de la organización, sino como un mecanismo indispensable, firmemente administrado, que da servicio a toda la organización. La empresa moderna necesita este nuevo enfoque informático de aplicación general, que no puede cubrirse con la actual estructura del área informática y mucho menos si permanece como una entidad aislada, independiente y autónoma. La función informática ahora se requiere en todas las partes de la organización.

Ubicación actual del área informática Dentro de una organización
Imagen:HISTORIA_DE_LOS_CENTROS_DE_INFORMÁTICA_1.JPG


ÁREA INFORMÁTICA DESCENTRALIZADA ÁREA INFORMÁTICA CENTRALIZADA
Ventajas Desventajas
Racionalización del uso de los recursos de computo Despilfarro computacional
Análisis detallado del costo-beneficio de las inversiones en los proyectos de informática No existen
Satisfacción de las verdaderas necesidades de información de las unidades usuarias Muchos sistemas improvisados que no cubren plenamente las necesidades de la información de los usuarios.
Efectivo redireccionamiento de las reingenierías de los sistemas de información Confusión y descontrol
Posibilidades reales y costeables paras establecer una cultura informática en el nivel de la empresa. Pocas posibilidades para el logro de la cultura informática de la empresa y demasiado desperdicio de esfuerzo y dinero
Capacidad informática para adaptase rápidamente a las variantes de los negocios y objetivos de la empresa Imposibilidad absoluta de adaptación
Verdadero apoyo informático al plan de modernización de la empresa y su crecimiento futuro. Insuficiencia de apoyo para el plan de modernización de la empresa.
Verdadero enfoque de la informática como un arma estratégica de competencia de la empresa. Tendencia al rezago como una estrategia de competencia para la empresa



[editar] Capitulo 2 : ADMINISTRACIÓN GENERAL


2.1 CONCEPTO

Existen diversas definiciones del significado del término administración, más trataremos de encontrar un significado para nosotros, por tal la administración se define como el proceso de alcanzar metas organizacionales trabajando con y por medio de personas y otros recursos. Para llevar a cabo la administración es necesario aplicar el proceso administrativo, en todas las actividades que han de desarrollarse dentro del centro de cómputo, desde su inicio hasta el final. El proceso administrativo es: Un proceso metodológico que implica una serie de actividades que llevará a una mejor consecución de los objetivos, en un periodo más corto y con una mayor productividad. El proceso administrativo se dice que es tridimensional, porque sus elementos: planeación, organización, dirección y control son aplicables a todas las funciones del organismo en todos sus niveles. Por otra parte el proceso administrativo se ha dividido para su estudio en varios elementos comunes, esta clasificación varía según los autores, dependiendo del momento histórico y las circunstancias del mismo. Es necesario que revisemos algunos conceptos, con la finalidad de dar una guía especifica para la creación de un centro de cómputo en todas las fases de proceso administrativo.

2.2 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

A continuación se describen las cuatro funciones administrativas básicas o actividades que integran el proceso administrativo. Son la planeación, la organización, dirección y el control. La Planeación implica la elección de las tareas que deben ser ejecutadas para alcanzar las metas organizacionales, esquematizando la forma en la que dichas tareas deben ser realizadas, e indicando el momento en el que se deben ejecutar. La Organización es la asignación de las tareas desarrolladas en la planeación a diversos individuos, grupos o ambos dentro de la empresa, esta función crea mecanismos para poner los planes en acción. La Dirección o desempeño, puede definirse como el proceso de guiar las actividades de los miembros de una organización en direcciones apropiadas. La dirección apropiada, tal como se usa en esta definición, es cualquier dirección que ayude a la organización a desplazarse hacia el logro de metas. El Control es la función administrativa a través de la cual los administradores reúnen información que mide el desempeño reciente dentro de la organización, comparando el desempeño actual con los estándares preestablecidos de desempeño y a partir de esta comparación, determina si la organización debe ser modificada para satisfacer los estándares preestablecidos. El control es un proceso continuo.

2.3 PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN

Según Fayol, los principios de la administración son flexibles, no son únicos, y deben ser utilizables independientemente de que las condiciones sean especiales o cambiantes. Por ello analizaremos catorce principios formulados por este autor y que nos servirán de pauta para ejercer una administración efectiva en un centro de cómputo.

  • División de trabajo: las personas deben especializarse según sus habilidades innatas para desempeñar con mayor eficiencia su oficio. La división de trabajo implica asignar actividades con características similares o parecidas, en grupos efectivos de trabajo.

  • Autoridad: el administrador del centro de cómputo tiene que dar órdenes para que se cumplan las tareas. La autoridad es el poder o derecho de mandar.

  • Disciplina: el personal del centro de cómputo tiene que respetar las reglas y convenios que gobiernan al mismo.
  • Unidad de mando: los empleados deben recibir órdenes únicamente de un solo superior o jefe.

Subordinación del interés individual al general: siempre predominan las decisiones del grupo sobre las individuales o de grupos minoritarios, imponiéndose las de la mayoría.

  • Unidad de dirección: las operaciones que tienen el mismo objetivo deben ser dirigidas por una sola persona, que trabaja en un solo plan.

  • Remuneración: es el pago que reciben por su trabajo tanto los empleados como los patrones.

  • Centralización: la disminución del papel de los empleados en las toma de decisiones se denomina centralización. La centralización implica la concentración de autoridad.

  • Jerarquía de autoridad: la línea de autoridad de del centro de cómputo está ordenada desde los más altos hasta los más bajos niveles de la organización. Es la autoridad que se ejerce de arriba hacia abajo.

  • Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado, en el momento adecuado; es decir un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

  • Equidad: implica igualdad y justicia con respecto a todas las personas.

  • Estabilidad: cambiar la actividad en forma continua es inconveniente para el eficiente funcionamiento del trabajo, ya que provoca el desconcierto de todos quienes lo realizan.

  • Iniciativa: debe darse a las personas libertad para concebir y llevar a cabo sus planes.
  • Espíritu de grupo: subraya la necesidad del trabajo en equipo, así como la importancia de la comunicación para obtenerlo.

2.4 RECURSOS DEL CENTRO DE CÓMPUTO

Es fundamental identificar los recursos utilizados por el centro de cómputo para su funcionamiento, ya que su productividad depende en gran parte de la función que desempeñen estos recursos y de su óptimo aprovechamiento. Las consideraciones que se adopten sobre los recursos dependerán mucho de la actividad que se desarrollen en cada uno de los tipos de centros de cómputo.

Analicemos el siguiente gráfico en donde se esquematizan los recursos del centro de cómputo básico:

Imagen:RECURSOS_DEL_CENTRO_DE_CÓMPUTO.JPG


[editar] Capitulo 3 : PLANEACIÓN


3.1 DEFINICIÓN

La planeación es la mas importante de las funciones administrativas en si podríamos decir que es el proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un curso de acción.

Toda planeación se relaciona con las siguientes interrogantes, los cuales deberemos considerarse a la hora de planear:

¿Qué?    Define lo que quiere hacerse. A lo que se desea dedicar esfuerzo y dinero.

¿Cómo?    Define que actividades se van a realizar para que el centro de información funcione.

¿Cuándo?    Define el tiempo de inicio de las actividades del centro de información.

¿Quién?    Define quién o quiénes van iniciar el centro de información.

¿Para qué?    Define lo que se quiere obtener al crear al centro de información.

¿Dónde?    Define el lugar para instalar el centro de información.

La clara definición de estas preguntas favorece la puesta en marcha, el desarrollo permanente y la vigencia en el mercado del centro de cómputo, porque la planeación racionaliza acciones y recursos con el propósito de alcanzar objetivos propuestos.

3.2 PLANEACIÓN DE CENTROS DE CÓMPUTO

Para este proceso he agrupado y clasificado en forma ordenada lógica un conjunto de elementos o partes de la planeación(los planes son algo concreto) que nos permitirán desarrollar esta actividad:

Para el desarrollo de este tema he considerado los siguientes niveles:

  • Planeación estratégica.
  • Planeación de recursos.
  • Planeación operativa.
  • Planeación de personal.
  • Planeación de instalaciones físicas y ubicación física .

3.2.1 Planeación Estratégica

MISIÓN – VISIÓN – POLÍTICA – OBJETIVO – META

Estos términos suelen generar confusión porque no hay un criterio unificado sobre su significado y uso, pero en el momento de definir, establecer e implementar las políticas de la empresa, los conceptos asociados a estos términos son de gran utilidad.

Imagen:Planeación_Estratégica.JPG

La definición de la misión ayuda a clarificar las posiciones y creencias de los integrantes de la dirección del centro de cómputo y a unificar criterios básicos. No es estrictamente necesario definirla para arribar a las políticas, especialmente en el caso de un único director o dueño, pero siempre es recomendable hacerlo, sobre todo para transmitir al personal los valores que constituyen la base de la cultura del centro de cómputo. La visión es imprescindible, sobre ella se construyen las políticas del centro de cómputo. Ejemplos de visión son: si el centro de cómputo es mediano, ¿seguirá siendo mediano o la dirección quiere construir una gran centro de cómputo?, si el centro de cómputo es líder en su ciudad, ¿se plantea extender su liderazgo al país o al exterior? Quizás el centro de cómputo nunca podrá realizar su visión, pero trabajará siempre en pos de ella. Si la política es el faro, la visión es la estrella.

Los objetivos definen los logros cuantitativos y medibles que llevarán al cumplimiento de la política.

¿Y las metas? : Cuando el cumplimiento del objetivo implica el cumplimiento de diferentes etapas o actividades, simultáneas o no, es posible hablar de “metas”. También deben ser cuantitativas y medibles. Por ejemplo, si un objetivo para el 2004 es “Aumentar las ventas de software en un 5%”, pueden establecerse metas trimestrales que acumuladas conforman el objetivos del 5%.

3.2.2 Planeación de Recursos

En esta etapa de la planeación el encargado ó administrador del centro de cómputo, organiza los recursos económicos con que se cuenta, es decir, destina la cantidad de recursos necesarios para la subsistencia de cada departamento. Hoy en día los administradores son mucho más cuidadosos de los beneficios que proporcionan las inversiones para la implementación del centro de cómputo. Por lo anterior, la comunicación de las diferentes áreas del centro de cómputo con su área de sistemas debe focalizarse en aspectos relacionados con conocer hacia donde va el negocio y como la tecnología debe apoyarles. La administración debe preocuparse en cómo la inversión inicial debe proporcionarle beneficios al centro de cómputo y cómo ésta se refleja en la obtención de ventajas competitivas. Una mala planeación en la implantación del centro de cómputo puede significar gran cantidad de dinero invertido y no recuperado. Por tal motivo es muy importante conocer cuales son los costos que intervienen y definir una estructura de cuentas específica donde se registren todos los movimientos relacionados. Lo anterior le permitirá a la administración tomar decisiones inteligentes sobre el cambio y uso de la tecnología y los beneficios que ésta le proporciona al negocio. Los costos asociados con la inversión inicial están relacionados con el hardware, software, capacitación, infraestructura, soporte y mantenimiento. Estos costos se pueden dividir en directos e indirectos. Los costos directos a contemplar en la estructura de cuentas serían los siguientes:

  • Hardware y Software: Adquisición, depreciación, arrendamiento, actualización, mantenimiento y consumibles.
  • Capacitación: Entrenamiento.

  • Infraestructura: Instalaciones de red, de comunicaciones, de protección de activos (líneas reguladas, reguladores, UPS, etc.), sistemas de respaldo y recuperación y seguridad en la red.

  • Soporte y Mantenimiento: Servicios técnicos, contratos de mantenimiento, equipo de soporte (Hardware y Software) a las operaciones y sueldos del personal de soporte.

Imagen:Planeación_de_Recursos.JPG

Los costos indirectos son aquellos relacionados con la operación del recurso informático que realiza el usuario final y el tiempo de paro debido a la falta de disponibilidad del recurso. Todos estos costos se conocen, administran y controlan a través de la combinación de procedimientos administrativos, prácticas generalmente aceptadas y herramientas computarizadas cuya instrumentación depende obviamente del tamaño y complejidad del centro de cómputo. Al conocer los costos asociados en la implementación de un centro de cómputo podemos balancear los riesgos, minimizar los costos y controlar de mejor forma las inversiones que se hacen en un ambiente cada vez más impredecible.

3.2.3 Planeación Operativa

La planeación operativa de un centro de cómputo consiste en realizar un detallado análisis de necesidades de la empresa y definir en base a estas necesidades una plataforma tecnológica con una infraestructura en hardware, software, personal operativo, etc. que soporte las operaciones de la empresa y se utilice como el medio de procesamiento de información. Nos permitirá convertir las estrategias y sus objetivos estratégicos en proyectos operativos, objetivos específicos a corto plazo y acciones para el logro de estos.

Podemos plantearnos las siguientes interrogantes:

  • ¿Como va a funcionar el Centro de Cómputo?
  • ¿Cómo lo vamos a administrar?
  • ¿Que Software será necesario?
  • ¿Que Hardware requeriremos?
  • ¿Que servicios vamos a prestar?, etc.

OPCIONES PARA LA ADMINISTRACIÓN

TÓPICOS CENTRALIZADO DESCENTRALIZADO
APLICACIONES Uniformes, no duplicadas, mayor integración de sistemas, menor esfuerzo de programación. De acuerdo a necesidades locales, más sencillas, mejor tiempo de respuestas localmente.
TOMA DE DESICIONES Más lenta, contempla a todos los involucrados en la organización. Más rápida para aspectos locales.
COORDINACIÓN Y CONTROL Más sencilla para situaciones de carácter global. Más sencilla localmente.
ECONOMÍA Recursos totales cuestan menos, fuerte inversión inicial, percepción poco clara del Costo/Beneficio. Mejor apreciación del costo beneficio.

3.2.4 Planeación de Personal

Cualquier centro de computo por pequeño que sea, necesita determinar anticipadamente el número de personas que van a requerir para sus tareas o funciones. La planeación del recurso humano tiene por objeto satisfacer las necesidades de personal de centro de cómputo por ejemplo, cubrir a tiempo y con la persona indicada un puesto que este vacante. Muchas veces nos preguntaremos si un centro de cómputo necesita personal. ¿Por qué no se lo contrata sencillamente? La verdad es que no se puede cubrir los puestos con cualquier persona.

La planeación del recurso humano consiste en anticipar y calcular las necesidades futuras del personal del centro de cómputo.

Tomando en cuenta o está planeando un pronto crecimiento, debe revisar la necesidad del personal suficiente para comenzar, o ver de cuanta gente se dispone y cuanta va ha necesitar para sostener su posible crecimiento y aprovechar todas las oportunidades que se presenten. Debe determinar, entonces el número y la calificación de personas necesarias para desempeñar deberes específicos en un momento dado. Uno de los esquemas generalmente aceptados para tener un adecuado control es que el personal que intervenga esté debidamente capacitado, con alto sentido de moralidad, al cuál se le exija la optimización de recursos (eficiencia) y se le retribuya o compense justamente por su trabajo. A continuación describiré los principales perfiles profesionales a tomar en consideración en la selección de personal de un centro de cómputo.

  • Ingeniero en sistemas de cómputo: Persona con los conocimientos más profundos en el campo de la informática, por lo general es el encargado de administrar los centros de cómputo.

  • Lic. en sistemas de cómputo: Persona con conocimientos informáticos enfocados al área de la administración.
  • Administrador de red: Persona capaz de administrar, supervisar y desarrollar las aplicaciones y el mantenimiento de la red.

  • Analista de sistemas: Persona capacitada para analizar y solucionar los problemas o percances que surjan dentro de la empresa, elaborando para su desempeño (algoritmos, diagramas de flujo) y otros recursos del analista.

  • Programador: Persona con amplios criterios y conocimientos en programación, con los cuales desarrolla y programa las computadoras del centro de cómputo.

3.2.5 Planeación de Instalación y Ubicación Física

Esta etapa de la planeación se refiere a todo lo que tiene que ver con equipos, maquinaria, edificios, el plano distribución, etc., que deben ser tomados en cuenta en un centro de cómputo.

Las siguientes interrogantes nos permitirán despejar algunas dudas:

  • ¿En donde estará ubicado el Centro de Cómputo?
  • ¿Cuántas secciones será necesario construir?
  • ¿En donde se colocará el centro de carga?
  • ¿En donde serán ubicados los servidores o la macrocomputadora?
  • ¿Qué condiciones de ventilación serán necesarias?, etc.

Como parte del proceso de planeación de instalaciones físicas de debe dar especial énfasis a los siguientes puntos:

  • Local físico: Donde se analizará el espacio disponible, el acceso de equipos y personal, instalaciones de suministro eléctrico, acondicionamiento térmico y elementos de seguridad disponibles.

  • Espacio y movilidad: Características de las salas, altura, anchura, posición de las columnas, posibilidades de movilidad de los equipos, suelo móvil o falso suelo, etc.

  • Iluminación: El sistema de iluminación debe ser apropiado para evitar reflejos en las pantallas, falta de luz en determinados puntos, y se evitará la incidencia directa del sol sobre los equipos.

  • Tratamiento acústico: Los equipos ruidosos como las impresoras con impacto, equipos de aire acondicionado o equipos sujetos a una gran vibración, deben estar en zonas donde tanto el ruido como la vibración se encuentren amortiguados.

  • Seguridad física del local: Se deberá tomar en cuenta sistema contra incendios, teniendo en cuenta que los materiales sean incombustibles (pintura de las paredes, suelo, techo, mesas, estanterías, etc.). También se estudiará la protección contra inundaciones y otros peligros físicos que puedan afectar a la instalación.

En esta sección analizaremos las principales características que se deberán tomar en cuenta a la hora de planear la ubicación y requerimientos de un centro de cómputo:

3.2.5.1 Selección del Área General.

Para la selección del área general del centro de cómputo debemos tomar en cuenta ciertas consideraciones que determinarán su funcionalidad.

A continuación definiré algunos puntos a ser tomados en cuenta:

  • Cercanía a usuarios potenciales.
  • Servicios de Seguridad.
  • Buenas vías de comunicación.
  • Suministro de energía confiable.
  • Buenos servicios de comunicación.
  • Rentas e impuestos atractivos.

3.2.5.2 Selección del Lugar Específico

  • Elevado.
  • Minimizar el efecto de lluvias.
  • Evitar la proximidad de aeropuertos.
  • Evitar Interferencia electromagnética.
  • Separación de vía rápida.
  • Transporte comercial cercano.
  • Estacionamiento.

3.2.5.3 Selección del Edificio Específico

Espacio adecuado:

  • Para planta eléctrica de respaldo.
  • Para sistema de aire acondicionado.
  • Puertas y pasillos amplios.
  • Lejanía de inflamables y explosivos.
  • Control de acceso.
  • Área para visitas.
  • Área de comida y Sanitarios.
  • No más allá de un sexto piso.

3.2.6 Preparación del Centro de Cómputo

Una adecuada distribución de las zonas que se interrelacionan dentro del centro de cómputo nos ayudará a desconcentrar actividades, evitando formar cuellos de botella, los cuales entorpezcan las actividades diaria.

3.2.6.1 Consideraciones Generales

  • Flujo eficiente de trabajo.
  • Cercanía de Áreas Interactuantes.
  • Flujo de trabajo sin retrocesos.
  • No interferencia del tránsito de personas con el procesamiento.
  • Cercanía del personal a recursos (consumibles, archivos, equipo,...) de uso frecuente.

ÁREAS DE ALMACENAMIENTO/RECEPCIÓN ADECUADAS:

  • De consumibles (papel, cintas, disquetes).
  • De equipo.
  • De material de desecho.
  • Puertas y corredores amplios.
  • Minimizar las puertas, ventanas y obstrucciones.
  • Dos salidas en cada área que contenga personal.
  • Tomas de corriente suficientes y convenientemente localizadas.
  • Espacio adecuado para mobiliario, equipo y material
  • Distribución adecuada de teléfonos.
  • Áreas que faciliten la observación.
  • Área para alimentos.
  • Sanitarios suficientes.
  • Facilidad de guardarropa.
  • Espacio para unidad de aire acondicionado y equipo eléctrico.
  • Posibilidad de modificación y expansión.
  • Apariencia atractiva.

3.2.6.2 Consideraciones específicas para el Cuarto de Computadoras

Al momento de tomar en cuenta las consideraciones específicas del cuarto de trabajo tomaremos algunas opciones para la distribución física de los equipos, los cuales permitirán de acuerdo a la actividad específica del centro de cómputo una adecuada distribución de espacio físico y de zonas interrelacionadas, además de, requerimientos ambientales que irán en beneficio de su personal. En esta parte sobre la distribución de los equipos dentro de una sala se tomará en cuenta primeramente la actividad que estas cumplirán y de acuerdo a estos lineamientos ya predefinidos se establecerá las normas y procedimientos a seguir. A continuación mostraré algunas formas de organizar los equipos:

Imagen:Consideraciones_específicas_para_el_Cuarto_de_Computadoras.JPG


Imagen:Equipos_en_una_sala_de_capacitación.JPG
Imagen:Equipos_para_procesos_de_administración.JPG


Imagen:Equipos_en_una_sala.JPG

Además el cuarto de computadoras deberá considerar espacio adecuado para:

  • Operación y Mantenimiento de Equipo.
  • Mesas de trabajo y/o de transporte.
  • Gabinetes de almacenamiento.
  • Almacenamiento/Colocación temporal de discos y material impreso.
  • Equipo de pruebas y personal de mantenimiento.
  • Cables dentro de especificaciones (eléctricos y de datos).
  • Panel de control eléctrico accesible y seguro.
  • Alternar equipo ruidoso con silencioso.

En el capítulo 7 trataremos a profundidad las formas de establecer seguridades en los centros de cómputo.

3.2.6.2.1 Requerimientos Ambientales

  • Piso Falso - Conducción de cables (eléctricos y de datos).
  • Inyección de aire acondicionado.
  • Resguardo de inundaciones.
  • Características.
  • Resistente a electricidad estática.
  • Facilidad de mantenimiento.
  • Durabilidad.
  • Apariencia.
  • Costo.
  • 40 cms de elevación.
  • Soportar Carga (piso falso y piso firme).
  • Techo falso.
  • Cableado aéreo.
  • Extracción de aire (flujo).
  • Conductos (canaletas) externos para cableado.
  • Flujo de aire 15 ft3/min por persona en ocupación constante.
  • Temperatura: rango ideal 18 --> 22 C . No es recomendable operar abajo de 10 C ni arriba de 30 C.

  • Humedad relativa: 50 - 10 % para evitar tanto condensación como electricidad estática. No es recomendable operar arriba de 80% ni abajo de 20%.

3.2.6.2.2 Requerimientos de Suministro Eléctrico

Es uno de los aspectos fundamentales que deben cuidarse cuando se va a diseñar el centro de cómputo ya que si no se efectúa un buen cálculo sobre la carga que se va a utilizar, esto nos ocasionaría serios problemas al utilizar los equipos. Por esto se requiere hacer un análisis sobre todos los equipos y dispositivos que se vayan a utilizar en el centro de cómputo como si fuesen a trabajar todos al mismo tiempo, así podremos obtener la carga máxima que se pudiera llegar a utilizar. Los equipos de cómputo son unos de los más sensibles a las variaciones de corriente eléctrica por lo tanto es necesario instalar equipos de protección.

  • Sistemas de flujo ininterrumpible (UPS Sistema no interrumpible de potencia): Se recibe un suministro normal para cargar baterías y se proporciona un suministro limpio cuando el suministro de energía comercial falla. Sirven para proporcionar energía temporal.

  • Acondicionadores de línea (Reguladores): Sirven para eliminar las variaciones de voltaje y el ruido eléctrico en grados variantes pero no almacenan energía eléctrica, lo que significa que no pueden contrarrestar interrupciones en el suministro de electricidad.

  • Planta Eléctrica: Generador electromecánico de energía, trabaja en base a algún combustible, su tiempo de respuesta es de segundos. Pueden funcionar en periodos prolongados de tiempo.

  • Tierra Física: Instalación eléctrica que permite absorber descargar eléctricas, conformada por 1 varilla de cobre de 3 mts enterrada bajo el nivel del suelo y de preferencia en un lugar con humedad, complementada con sales y carbón para mejorar asimilación de descargas.

3.2.6.2.3 Otros Requerimientos

  • Minimizar vibraciones, disturbios electromagnéticos y ruido.
  • Procurar iluminación y atmósfera adecuada para el personal.
  • Recubrimientos acústicos.
  • Interruptores seccionales de luz.
  • Evitar luz solar directa.

[editar] Capitulo 4 : ORGANIZACIÓN

La organización establece una concepción integrada y coherente de las actividades para el desarrollo exitoso del centro de cómputo y dispone la manera de asignar las funciones y recursos para facilitar los resultados propuestos.

4.1 CONCEPTO

Si pensamos detenidamente vemos que en un centro de cómputo existirán una serie de herramientas, máquinas, equipos, espacio físico con los cuales se ejecutará el trabajo, un grupo de personas que realizan las tareas y se requiere de un capital para ponerlo en marcha. Este conjunto de elementos constituye el recurso empresarial. La coordinación y el ordenamiento de los recursos y tareas del centro de cómputo con el fin de facilitar el logro de objetivos, es la función del proceso administrativo denominado organización. Además podemos decir que es la creación de una estructura, la cual determina las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del centro de cómputo.

4.2 OPERACIÓN DE UN CENTRO DE CÓMPUTO

La operación de un centro de cómputo se debe llevar a cabo de acuerdo a las funciones que a cada departamento ó área correspondan y estas a su vez deben ser delegadas por el administrador de centro de cómputo ó sistemas. El propósito de la organización es ayudar a lograr que los objetivos tengan significado y contribuyan a la eficiencia organizacional en un centro de cómputo.

4.3 PRINCIPALES DEPARTAMENTOS O ÁREAS DE UN CENTRO DE CÓMPUTO.

En la estructura se identificarán y determinan tres áreas:

Estratégica.- Procesos destinados a definir y controlar las metas de la unidad, sus políticas y estrategias. Estos procesos son gestionados por la alta dirección en conjunto. Por ejemplo (Dirección, Gerencia, Direcciones Departamentales). Operativa.- Procesos destinados a llevar a cabo las acciones que permiten desarrollar las políticas y estrategias de la unidad para dar servicio a los clientes internos y externos, de este proceso se encargan los líderes de áreas, que deben contar con la cooperación de los otros líderes y de sus equipos humanos. De apoyo.- Procesos no directamente ligados a las acciones de desarrollo de las políticas pero cuyo rendimiento influye directamente en el nivel de los procesos operativos. (Atención al Cliente, Contabilidad, Adquisiciones, Ventas, etc).

Imagen:PRINCIPALES_DEPARTAMENTOS.JPG

4.3.1 Área Directiva

4.3.2.1 Dirección

Realiza las funciones de planeación, organización, y control; además de coordinar las actividades de las áreas que dependen de ella, se encarga de planear y controlar los recursos de información de un organismo. Un centro de cómputo es una unidad, que proporciona servicios a toda una organización y su área directiva es el enlace principal entre las otras áreas y el centro mismo. Es en esta área en la que se decide si algunas aplicaciones son factibles de realizar, considerando la relación costo-beneficio y una vez establecidos los proyectos, se encarga de asignar las tareas al personal técnico que se requiera. Toda su función se enfoca a cumplir los objetivos de la organización a través de la toma de decisiones adecuadas para la automatización de los proyectos. La persona encargada de esta área debe poseer además de conocimientos técnicos, capacidad gerencial aunada a la habilidad administrativa que requiere un directivo y debe entender los propósitos y metas así como las necesidades de cómputo del organismo y tener capacidad para supervisar personal altamente calificado. Puesto : Gerente del Área de Cómputo. Nivel Académico : Lic. en Administración, Informática o Ing. en Computación. Con dominio del Idioma Inglés. Experiencia Mínima: 4 años en puestos similares. Edad: Mayores de 35 años.

4.3.2 Área Operativa.

4.3.2.1 Desarrollo

De acuerdo al área de especialización del centro de computo, este puede tener definidas sus actividades de desarrollo orientados ya sea a sistemas de información, software de redes, páginas web, software multimedia.

FUNCIONES

  • Construir soluciones integrales (aplicaciones) a las necesidades de los usuarios.

  • Usar las técnicas de construcción de sistemas orientadas netamente a la productividad del personal y a la satisfacción plena del usuario.

  • Construir equipos de trabajo con la participación del usuario y del personal técnico de acuerdo a metodologías establecidas.

  • Mantener comunicados a los usuarios y a sus colaboradores de los avances, atrasos y problemas que se presentan rutinariamente y cuando sea necesario a través de medios establecidos formalmente, como el uso de correo electrónico, mensajes relámpagos o flash.

Mantener programas de capacitación para el personal técnico y usuarios.

GRUPOS AFINES

ANÁLISIS

  • Los analistas tienen la función de establecer un flujo de información eficiente a través de toda la organización.

  • Los proyectos asignados a los analistas no necesariamente requieren de la computadora, mas bien necesitan el tiempo suficiente para realizar el estudio y la proposición de soluciones de los problemas, planteando diferentes alternativas.

  • La realización de cualquiera de las soluciones puede durar varias semanas o meses dependiendo de la complejidad del problema.

  • Los proyectos típicos de sistemas pueden implicar el diseño de reportes, la evaluación de los trabajos efectuados por el personal de los departamentos usuarios, la supervisión de cambios de equipo la preparación de presupuesto en el área de cómputo.

  • Los analistas pueden ser egresados de diferentes carreras y básicamente los requisitos para estos son: educación profesional formal y experiencia práctica, esta última solo se logra después de haber trabajado en el área de programación.

  • Existen diferentes títulos de analistas: Analista Junior, Aprendiz de Sistemas y Analista Senior que indican diferentes grados de experiencia, entrenamiento y educación. A su vez estos pueden tener todavía más clasificaciones dependiendo del tamaño de la organización, o bien puede haber analistas programadores que realizan tanto la función de analistas como la de programadores, esto indica una doble responsabilidad. Además los analistas pueden estar agrupados en equipos cuyas funciones son coordinadas por analistas líder o jefes de análisis.

PROGRAMACIÓN

El grupo de programación es el que se encarga de elaborar los programas que se ejecutan en las computadoras, modifican los existentes y vigilan que todos los procesos se ejecuten correctamente. Los programadores toman las especificaciones de los sistemas realizados por los analistas y las transforman en programas eficientes y bien documentados para las computadoras. Así como los analistas, los programadores pueden clasificarse en: “Programadores junior” o “Aprendices de Programación” que son personas recién graduadas, personal de operación que demuestra interés en la programación o graduados de escuelas técnicas de computación, “Programadores Senior” son los que ya tienen varios años de experiencia en proyectos grandes. Es frecuente que en grandes organizaciones agrupen los programadores y exista un programador principal o líder de programación que dirija el trabajo de cada grupo además de establecer y reportar el trabajo del grupo.

Programadores de Sistemas.

Los programadores de sistemas deben tener los conocimientos suficientes del hardware para poder optimizar la utilización del equipo. Su función es extremadamente técnica y especializada ya que deben seleccionar, modificar y mantener el complejo software del sistema operativo.

Los requerimientos académicos para un programador de sistemas son:

  • Ser graduado de carreras profesionales o de cursos ofrecidos en programas con reconocimientos en ciencias de la computación o equivalente capacitación profesional.

  • Además de la educación que requieren los programadores en general deben poseer las siguientes habilidades: razonamiento analítico y facilidad para recordar y concentrarse en pequeños detalles, decisión y motivación para realizar programas sin supervisión directa, paciencia para la búsqueda de errores en los programas y precisión para reducir su cantidad, así como creatividad para desarrollar nuevas técnicas para la solución de problemas.

4.3.2.1 Capacitación

Su función se refiere básicamente a la implementación o puesta en marcha de cursos, guías de estudio y todos aquellos recursos que puedan facilitarle a un usuario la ejecución de un programa.

4.3.2.3 Soporte Técnico.

El área de soporte tiene como objetivo dar al personal del centro de cómputo el apoyo necesario (o realizar directamente las tareas) para la correcta instalación, puesta en marcha, y mantenimiento de equipos, sistemas operativos, redes y servicios de red.

Además deberá contar con actividades de investigación como apoyo a las diferentes líneas de acción del centro de cómputo.

El área de soporte técnico requerirá personal que ocupe los siguientes cargos

  • Gerente de Soporte Técnico: Encargado de dirigir y administrar el área de Soporte Técnico, así como relacionarse con las otras áreas del centro de cómputo. Formula y administra proyectos (programas de mantenimiento relacionados con ésta área).

  • Jefe de Soporte Técnico: Encargado de supervisar las actividades cotidianas en el área de soporte técnico, así como de llevar a la práctica los diversos proyectos y programas establecidos por la Gerencia.

Además técnicos en:

  • Sistemas Operativos: Personal relacionado con el uso y operación de los diversos sistemas operativos en un centro de cómputo.

  • Base de datos: Relacionados con la administración de la información contenida en base de datos, y empleando herramientas de administración y mantenimiento de base de datos.

  • Redes: Asiste a los usuarios de la red de datos. Opera la red de datos.

  • Mantenimiento de equipos: Personal encargado de mantener en óptimas condiciones el funcionamiento del equipo de un centro de cómputo.

PRINCIPALES FUNCIONES Y ACTIVIDADES

El área de soporte técnico tendrá a su cargo las siguientes funciones:

  • Brindar asesoramiento técnico en tecnología de Base de Datos, Sistemas Operativos y comunicación de datos.

  • Automatización de oficinas, automatización de control de procesos, estándares, seguridad y auditoria de sistemas, a la gerencia, al personal de desarrollo de sistemas y de procesamiento de datos.

  • Responsable de la instalación y mantenimiento del software básico y de software de aplicaciones.
  • Evaluar alternativas de paquetes de software básico y de soporte de aplicaciones.
  • Implementar programas de capacitación en el uso del software.
  • Asesorar a la gerencia en el planeamiento de la capacidad de cómputo.
  • Evaluar alternativas de equipamiento de cómputo y de comunicación de datos.
  • Evaluar estándares sobre el uso de equipos y programas.
  • Establecer los procedimientos de seguridad en equipos y programas.
  • Implementar acciones de auditoria de sistemas, basados en plan de control.
  • Implementar una organización en apoyo a usuarios, referente a problemas técnicos en el uso de software y hardware.

  • Participar en equipos de trabajo de los proyectos informáticos que requieren asistencia técnica especializada en aspectos de soporte técnico.

  • Responsable de instalación de equipos y de facilidad de comunicación de datos.

“Recuerde que las actividades de soporte técnico no implican exclusivamente funciones de mantenimiento de computadores, sino que debe considerar actividades de soporte para toda la infraestructura montada en el centro de computo o institución asociada.”

4.3.3 Área de Apoyo

4.3.3.1 Atención al Cliente

El cometido fundamental de Atención al Cliente consiste en proporcionar a todos los usuarios un servicio centralizado de contacto al que dirigirse para resolver sus dudas sobre la utilización de los productos y servicios del centro de cómputo, así como sobre cualquier otro asunto relacionado. Atención al cliente ofrecerá asistencia técnica e información general sobre los distintos servicios que ofrecen cada una de las áreas que componen el centro de cómputo. El Servicio de Atención al Cliente combina la gestión de los problemas y la asistencia para satisfacer todas las necesidades de servicio internas o externas. Deberá ofrecer servicio de asistencia, gestión de activos, gestión de redes, gestión de sistemas de oficina, soporte multi-fabricante, actualización tecnológica, generación de informes de servicio.

Imagen:Atención al Cliente.JPG

VENTAJAS

  • Reducción de los gastos de soporte, mejora la rentabilidad del centro de cómputo aumentando su rendimiento y reduciendo drásticamente el coste encubierto que supone para la empresa el soporte informal entre sistemas interconectados.

  • Mejora la capacidad de respuesta y la resolución de problemas, los Servicios de atención al cliente reducirán el tiempo de respuesta entre la solicitud de asistencia o la prestación del servicio gracias a la utilización de bases de datos de conocimiento automatizadas, acceso remoto y herramientas de diagnóstico. Si se puede solucionar una incidencia a distancia, se elimina el tiempo de espera hasta la llegada de un técnico de campo.

  • Mejora la productividad del usuario ofreciendo un punto de contacto único para todas las necesidades de asistencia. El personal deberá tener las respuestas y las soluciones necesarias para identificar y resolver los problemas rápidamente, lo que mejora la satisfacción del usuario.

  • Mayor aprovechamiento de los recursos, con Atención al Cliente como punto de contacto y de integración único para todas sus necesidades de asistencia, se eliminarán las llamadas directas entre el usuario y el equipo técnico. Esto disminuye la carga sobre los recursos internos de apoyo y permite que el equipo de trabajo y gestión se centren en las iniciativas estratégicas. Esto facilita también la contratación, formación y mantenimiento del personal.


[editar] Capitulo 5: SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DE SOFTWARE Y HARDWARE


5.1 ESTÁNDARES

La definición de estándares es parte fundamental para optimizar los costos y realizar una selección efectiva del activo informático en cuanto a Hardware, Software. En los estándares se incluyen las especificaciones técnicas de lo que deberá ser utilizado en toda la organización. Estas especificaciones pueden ser anexadas en una ficha técnica que contiene las características principales del activo a estandarizar.

Por ejemplo, para computadoras, se puede incluir:

  • Procesador (Tipo y Velocidad) • Memoria Principal.
  • Disco Duro (Tamaño).
  • Puertos incluidos (Serial, paralelo, USB).
  • Y características del monitor, teclado, mouse, tarjeta de red, equipo multimedia, etc.
  • Algunos centros de cómputo inclusive incluyen la marca y modelo del equipo.

Para el software se tiene la misma situación del hardware, los estándares a definir se deben realizar de acuerdo a la necesidad de uso de la herramienta por parte de las áreas usuario.

De esta forma tendremos estándares en los que se incluya por ejemplo:

  • Sistemas Operativos (locales y de red).
  • Base de Datos.
  • Software de Oficina (Procesadores de palabra, hojas de cálculo, etc).
  • Groupware (Sistemas de mensajería, correo electrónico, de colaboración, workflow, etc.).
  • Software administrativo, de soporte a sistemas, de operación, etc.
  • Software de propósito especial (De acuerdo a las áreas especializadas de la organización).

¿Qué beneficios trae la estandarización? Entre los principales se encuentra la optimización de costos. En el caso de software el contar con un estándar permite negociar contratos de licenciamiento corporativo que reduce la inversión en la adquisición de software en ocasiones hasta en un 75%. Por otro lado, en forma indirecta se reducen los costos involucrados en el soporte a los usuarios en el uso de la herramienta y en su capacitación. Si pensamos en hardware de igual forma los costos son reducidos en la adquisición de los activos y en el mantenimiento a los mismos. La siguiente pregunta ahora sería: ¿Cómo definir los estándares? Lo anterior depende principalmente de cómo el centro de cómputo se apoya de la tecnología de información para obtener ventajas competitivas. Es importante que la decisión de qué utilizar, cómo y cuando se tome con base en la estratégica global de la organización. La selección de la herramienta debe someterse a un proceso de evaluación previa donde se justifique su uso y en cómo apoya el uso de ésta a la estrategia del negocio. Existen organizaciones donde se han creado comités de estandarización en el uso de tecnología de información donde no solamente participa el área de sistemas sino que tienen representación todas las áreas del centro de cómputo. En esos comités se definen los estándares a ser utilizados por toda la organización en el uso de la tecnología informática y se apoyan de procedimientos y políticas que refuerzan el control de los activos.

5.2 ADQUISICIÓN DE HARDWARE

HARDWARE: Es el conjunto de elementos físicos (mecánicos, eléctricos y electrónicos) que forman parte de una computadora y mediante los cuales ésta consigue elaborar y ejecutar una serie de instrucciones preestablecidas. La selección del modelo y capacidades del hardware requerido por determinada dependencia, debe ir de acuerdo con el plan estratégico de sistemas y sustentado por un estudio elaborado por el área de soporte técnico, en el cual se enfatizan las características y volumen de información que ameritan sistematización y diferencian los tipos de equipos que se adjudican a las diversas áreas usuarias. Todo estudio determina una configuración mínima para el computador y los aditamentos o dispositivos electrónicos anexos como unidades externas, impresoras, tarjetas y módems para comunicaciones, elementos para backups en cintas magnéticas, etc.; de acuerdo con las necesidades del usuario, así como una evaluación del costo aproximado de la inversión. Es muy común que se hagan compras de equipo por costumbre o porque se recibe alguna recomendación, esto sucede porque no se tiene el conocimiento de las preguntas que debemos hacernos para poder elegir adecuadamente un equipo.

Debemos considerar los siguientes puntos para la adquisición de hardware:

1.  Determinación del tamaño y requerimientos de capacidad.
2.  Evaluación y medición de la computadora.
3. Compatibilidad.
4.  Factores financieros.
5.  Mantenimiento y soporte técnico.
6.  Administración y Control.

1.  Determinación del tamaño y requerimientos de capacidad. Existen muchas opciones que pueden elegirse al realizar una compra sin embargo deben considerarse las siguientes características:

  • Tamaño interno de la memoria.
  • Velocidad de procesamiento.
  • Número de canales para Entrada/Salida de datos y comunicaciones.
  • Tipos y números de dispositivos de almacenamiento.
  • Software que se proporciona y sistemas desarrollados disponibles.

2.  Evaluación y medición de la computadora: Es común que se efectúen comparaciones entre los diferentes sistemas de cómputo basándonos en el desarrollo y desempeño real de los datos. Los datos de referencia son generados a través del empleo de programas sintéticos (es un programa que imita la carga de trabajo esperada y determina resultados), lo cual permite comparar contra especificaciones técnicas. Los programas sintéticos se pueden correr prácticamente en cualquier tipo de ambiente y generalmente se toma como referencia:

  • Velocidad de procesamiento.
  • Tiempo de respuesta para envío y recepción de datos desde las terminales.

3.  Compatibilidad: Ocasionalmente por cuestiones económicas se considera factible la compra de equipo llamado compatible. La ventaja de este equipo es un menor costo que el original, pero debe tenerse cuidado con los siguientes puntos:

  • Nivel de calidad.
  • Desempeño igual al original.
  • Garantías.
  • Acuerdos de servicio.

4.  Factores financieros: Existen las siguientes posibilidades de adquirir equipo de cómputo:

Por alquiler ó renta: Las ventajas son el que tenemos un alto nivel de flexibilidad, no se requieren pagos altos y elevados, y a corto plazo es más económico alquilar que comprar. Como desventajas podemos decir que a la larga puede resultar más costoso que comprar el equipo y además podemos tener limitaciones en cuanto a uso.

Por compra: Tiene como ventaja que puede pagarse a crédito en pagos predeterminados en períodos fijos, no necesariamente se tienen que efectuar pagos elevados y se puede disponer del equipo a la hora que se quiera. Tiene como desventajas que es una decisión irrevocable, que se requiere capital inicial mayor que en el caso anterior y el riesgo a la obsolescencia.

Evaluación de propuestas

  • Validar lo que ofrece el proveedor (credibilidad de su propuesta).
  • Analizar propuestas .
  • Costo.
  • Disponibilidad (existe? , Cuánto tiempo ?).
  • Calidad de diseño.
  • Soporte y Mantenimiento.
  • Expansión.
  • Configuración.
  • Ambiente de SW.

Documentación

Verificar con terceros información sobre los productos y servicios ofrecidos por el proveedor.

  • Negociación del contrato.
  • Obtener un contrato justo.
  • Puntos de negociación.
  • Precio.
  • Costos de instalación.
  • Capacitación.
  • Penalizaciones por incumplimiento.
  • Problemas posibles.
  • Contrato a favor del proveedor.
  • Vendedor profesional, comprador amateur/principiante.
  • Convenios no incorporados en cláusulas.
  • Ausencia de penalizaciones.
  • Cláusulas integradoras (“deja sin efecto cualquier acuerdo previo, oral o escrito...”).

Obtención de propuestas mediante requisiciones que incluyan.

  • Información General.
  • Objetivo.
  • Propósito.
  • Fecha límite de entrega.
  • Fecha límite de aclaraciones.
  • Cobertura de requerimientos.
  • Mínimos.
  • Deseables.
  • Solicitud de descripción detallada del producto o servicio.
  • Solicitar especificación de servicios de soporte a usuario.
  • Coordinar Presentaciones.

5. Mantenimiento y soporte técnico: Los puntos de mayor interés son:

Garantía: Una vez que el sistema se ha entregado e instalado, existe un período de garantía en el cual la unidad de ventas que efectuó la operación tiene la responsabilidad del mantenimiento, después de este tiempo el comprador puede adquirir mantenimiento de varias fuentes.

Términos de mantenimiento: El contrato puede redactarse de manera tal que cubra tanto la mano de obra como las piezas que se hayan necesitado en el manstenimiento, ó mano de obra y piezas por separado.

Servicio y respuesta: El apoyo de mantenimiento es útil si se encuentra disponible cuando se requiere. Dos puntos de interés son el tiempo de respuesta y las horas en las que se puede obtener el apoyo.

5.3 ADQUISICIÓN DE SOFTWARE

SOFTWARE: Conjunto de programas o listas de instrucciones codificadas los cuales le permiten a la computadora realizar una o varias funciones. Una vez que conozcamos los requerimientos de los sistemas que vamos a desarrollar, debemos hacer una comparación entre todos los paquetes que cumplen con las condiciones que requerimos y así elegir el más apto.

Preguntas que debo hacerme en cuanto a requerimientos de Software:

  • ¿Qué transacciones y qué tipos de datos vamos a manejar?
  • ¿Qué reportes o salidas debe producir el sistema?
  • ¿Qué archivos y bases de datos se manejan en el sistema?
  • ¿Cuál es el volumen de datos a almacenar?
  • ¿Cuál es el volumen de operaciones?
  • ¿Qué hardware y características de comunicaciones se requiere?
  • ¿Cuánto cuesta?
  • ¿Qué niveles de seguridad vamos a establecer en los sistemas que se desarrollarán?

Las características a considerar en la Adquisición de software son: flexibilidad, capacidades, previsión de auditorias, confiabilidad, contratos de software y apoyos del proveedor.

Las áreas donde la flexibilidad es deseable son:

  • En el almacenamiento de datos.
  • En la producción de informes.
  • En la entrada de datos.
  • En la definición de parámetros.

Capacidad

  • El tamaño máximo de cada registro medido en bytes.
  • El tamaño máximo de cada archivo medido en bytes.
  • El número de archivos que pueden estar activos simultáneamente.
  • Número archivos que pueden trabajar.

Previsión de Auditoria y Confiabilidad

  • Seguir las transacciones para examinar datos intermedios.
  • Imprimir de manera selectiva algunos registros para verificar si cumplen los criterios.
  • Producir un registro diario de las operaciones y su efecto en los datos.

Apoyos del proveedor

  • Frecuencia del mantenimiento.
  • Servicios que se incluyen en el pago.
  • Saber si se incrementa el costo del mantenimiento.
  • Horarios disponibles de servicio.
  • Saber si tienen servicio de emergencia.

Contratos de software: Hay dos tipos de contratos

  • Alquilar un paquete de Software y
  • Asignación de programación al cliente.

Dentro del contrato se estipula la propiedad y mantenimiento del software.

Proceso de selección

  • Asignar personal.
  • Preparar lista de requerimientos.
  • Requisición de propuestas.
  • Evaluar alternativas.
  • Contactar usuarios para confirmación.
  • Financiamiento para la adquisición.
  • Negociación del contrato.
  • Fecha de Recepción.


[editar] Capitulo 6 : ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS INFORMÁTICOS

Cuando la inversión en tecnología se hace necesaria para una organización, la optimización de los costos involucrados y el control que se debe ejercer sobre los recursos informáticos debe convertirse en una prioridad para la organización. A la suma de todos los costos involucrados en la adquisición, uso y mantenimiento de la tecnología informática se le conoce como el Costo Total de Propiedad (TCO por sus siglas en inglés). La administración de recursos informáticos conlleva una seria responsabilidad, pues la inversión no termina con la adquisición del recurso, pues la infraestructura tecnológica, la preparación del recurso humano que utiliza la tecnología y el mantenimiento de la misma son un ciclo constante que se repite hasta terminar con la vida útil del recurso. En Estados Unidos el ciclo de vida útil de un recurso informático, por ejemplo un equipo de cómputo, es de aproximadamente tres años. Sin embargo en nuestro país la vida útil del equipo puede ser un poco mas larga, aunque con el avance tan rápido de la tecnología este tiempo sé esta reduciendo. Ustedes se preguntarán: ¿Por qué es importante administrar los recursos informáticos? Bueno, cuando el ciclo de vida útil del recurso informático termina, una organización debe ser capaz de definir estrategias para el cambio y uso de nueva tecnología. Estas estrategias deben permitir de alguna manera, optimizar el costo total de inversión y además deben incidir de manera importante en las tomas de decisiones para la inversión en tecnología y el subsecuente retorno de la inversión. Las actividades que conlleva la administración de recursos informáticos se relacionan con: El control del inventario de hardware y software (control de las aplicaciones, licencias y sus versiones), la medición de los programas de cómputo con el fin de monitorear su uso efectivo, la administración del uso del espacio en disco en la red, los estándares de uso y la definición de políticas para buen uso del recurso informático, la implementación de procesos de auditorias de software en forma periódica, procesos de respaldos y recuperación de información, la obtención de información para determinar los requerimientos de adquisición de hardware y software así como los presupuestos respectivos, la organización de la mesa de ayuda para la atención de usuarios, el control de los niveles de servicio en la atención de problemas y cambios, la organización del mantenimiento preventivo que mantenga en buen funcionamiento del recurso de cómputo, la implantación de software antivirus para prevenir daño a la información, los controles en las garantías y seguros de los bienes informáticos y la optimización en la generación de los presupuestos para la adquisición y/o cambio de tecnología. Como se puede observar la administración de estos recursos es una labor que, sin el soporte adecuado a través de procedimientos, métodos y tecnología, puede convertirse en una labor ardua y complicada. Parte importante en la administración de recursos informáticos lo compone la mejora tecnológica la cual esta integrada por aspectos relacionados con administración de activos, sistemas, PC’s, escalabilidad, protección del centro de computo y mesa de ayuda. El control del inventario de hardware y software es la base donde se sustenta la administración de los activos. De un buen control en el inventario derivamos las estrategias adecuadas para optimizar los costos en la escalabilidad de nuestro equipo informático. El ¿Qué?, ¿Cómo? , ¿Cuándo? y ¿Cuánto? invertir en nueva tecnología se responde a través de una buena administración del inventario. ¿Qué pasos debemos seguir para llevar un control adecuado del inventario? Existen desde formas básicas de control que pueden ser llevadas a cabo de forma muy simple y de manera manual hasta formas más avanzadas que requieren el apoyo de herramientas de software que faciliten el trabajo, todo depende del tamaño de la organización. No es lo mismo controlar el inventario de una empresa que tiene 20 computadoras en una misma ubicación que en una que tiene 50 o 100, y más aún en aquellas organizaciones que tienen un gran número de equipo disperso por toda la empresa. En empresas con menos de 20 equipos, un control manual puede resultar eficiente si se lleva a cabo a través de revisiones periódicas y la información es actualizada de manera constante. La información a controlar se centra específicamente en las características del equipo que ha sido asignado a cada usuario. Las características del equipo pueden ser externas - Marca, Modelo, Numero de serie del equipo, Proveedor del equipo, Fecha de adquisición, garantía, etc.- e internas - Tipo de procesador, velocidad del procesador, capacidad de memoria RAM, capacidad del disco duro y otras que puedan ser importantes considerar dependiendo del hardware que se esta inventariando (PC’s, impresoras, scanners, etc.). Además de las características de hardware se debe llevar un registro del software que está instalado en cada PC. Para ello es importante contar con información a detalle del software instalado en cada PC - Nombre del Software, versión, idioma, fabricante - así como también el registro del proveedor con el que adquirieron el producto y bajo que esquema de licenciamiento se adquirió. Estas características son convenientes asociarlas al usuario que utiliza el equipo, de tal forma que podamos llevar un registro completo de los datos del usuario (Nombre, área y/o departamento al que pertenece y otros que consideremos importantes) para después poder analizar toda esta información para tomar decisiones. Ustedes se preguntarán de que les sirve llevar un registro de toda la información anterior. He aquí algunos casos en los que esta información resulta de utilidad:

Robo Hormiga: Un día, en un equipo deja de funcionar el procesador de palabras que tenía instalado. Usted acude a revisar el equipo y se encuentra que el equipo originalmente debería tener 256Mb de Memoria y ahora tiene 64Mb. ¿Dónde quedaron los otros 192Mb?.

Escalabilidad: Se necesita instalar un nuevo software que requiere 128Mb en RAM y contar con procesador Pentium III a 500Mhz. ¿Qué equipos tienen esa capacidad para poder instalar el software?.

Migración: Se desea saber si es conveniente cambiar a la nueva versión del sistema operativo, para ello se requiere saber cual sería la mejor forma de adquisición de las licencias correspondientes. Ud. realiza un análisis de las capacidades de sus equipos para soportar el cambio de versión y de los esquemas de licenciamiento que sean más competitivos pues tiene la información necesaria para hacerlo.

Mantenimiento: Incluir en una póliza de mantenimiento a los equipos de su empresa, para ello revisa cuales están en garantía todavía, de tal suerte que no es necesario incluirlos.

Auditoria: Regularizar el software para no tener copias piratas. Ud. al revisar frecuentemente sus equipos conoce el software que tiene instalado y lleva el control de las licencias correspondientes por lo que la carta anterior no les debería preocupar en lo mas mínimo.

Capacitación: Conocer por departamento que software de oficina se tiene instalado, de tal forma que pueda programar la capacitación de los usuarios optimizando los costos

Salida de un empleado: Cuando un empleado deja de colaborar en su empresa desea verificar que el mismo entregue el equipo asignado tal cual se lo dieron a su ingreso a la empresa.

Estos son algunos de los casos donde se justifica el llevar un control del inventario.

El control del inventario de hardware y software puede realizarse en forma básica, media o avanzada y puede requerir del uso de herramientas automatizadas dependiendo del nivel de control que se desea obtener. Esto permitirá un monitoreo adecuado de los centros determinados para una actividad especifica.

6.1 HARDWARE

Un inventario de hardware consiste de un listado de todo el hardware en la organización. El inventario de hardware debe incluir un listado completo de todos los componentes de la red incluyendo PC’s, Servidores, periféricos y dispositivos de red y de comunicaciones. La información del inventario incluye identificación relevante (números de serie, números de inventario, códigos de barra, etc.) de cada componente - PC’s, Servidores, periféricos y hardware de la red. Además de lo anterior es conveniente mantener un historial de los aspectos financieros (registros de adquisición, arrendamiento, seguros, depreciación) físicos (movimientos, adiciones, cambios) y técnicos. Decimos que un inventario de hardware es básico cuando este es mantenido en un archivo no integrado. Este archivo es manualmente actualizado y contiene mínima información acerca del software. Esta es una estrategia de control con mínimos costos y mínimo retorno. Cuando hablamos de un inventario de nivel medio estamos ya involucrando herramientas automatizadas que permiten obtener información de los activos a inventariar de forma automática. La información obtenida es utilizada para la resolución de problemas y en la planeación de presupuestos y actualizaciones. El objetivo es bajar costos y mejorar la eficiencia de los equipos de soporte a usuarios. En controles avanzados de inventario de hardware las herramientas automatizadas se integran con otros productos para dar un mayor soporte a los usuarios de la organización. Las herramientas son utilizadas también para soportar las políticas para la administración del software y se integran a un sistema de planeación de activos informáticos.

Inventario de hardware básico.

Es recomendable estructurar en base al equipo cabeza de configuración, normalmente el CPU o gabinete principal y sus partes, accesorios o periféricos que lo integran o conforman, en un esquema del estilo PADRE---> HIJOS registrando por cada uno datos tales como:

  • Número de Control.
  • Identificación o Clave.
  • Descripción.
  • Marca.
  • Número de Serie.
  • Número de Parte.
  • Tipo genérico de equipo.
  • Capacidad.
  • Tipo de Tecnología.
  • Fecha de Recepción.
  • Fecha de Instalación.
  • Tipo de mantenimiento.
  • Status (En reparación, asignado, prestado, obsoleto, baja, refacciones,...).
  • Dirección Ethernet o IP.
  • Consumo eléctrico.
  • Disipación térmica.
  • Costo.
  • Datos de su ubicación.
  • Responsable.
  • Tipo de uso.
  • Localización.
  • Extensión/teléfono de referencia.
  • Departamento o Área.

6.2 SOFTWARE

Un inventario de software debe contener información acerca del software instalado en cada una de los equipos de cómputo del centro de cómputo. Lo anterior debe incluir tanto Servidores como PC’s. Es recomendable que la información se concentre en un archivo central, también es muy recomendable que esta información se mantenga y actualice en forma periódica y que incluya los términos de las licencias de uso, fecha de adquisición, nombre del usuario que usa el software, detalles de instalación, acuerdos de mantenimiento, monitoreo de uso y otros datos que sean de importancia para su administración. Como habrán de observar el inventario de software es de suma importancia pues permite administrar de mejor forma las licencias, negociar contratos de soporte, planear actualizaciones de software, resolver problemas relacionados con su uso y por supuesto permite una administración financiera adecuada.

Inventario de software básico

  • Clave o Identificación.
  • Descripción.
  • Fecha de recepción.
  • Fecha de instalación.
  • Tipo de documentación.
  • Medio de distribución.
  • Tipo de aplicación.
  • Disponible en computadoras.
  • Computadora/servidor.
  • Versión.
  • Número de licencias.
  • Tipo de contrato.

6.2.1 Prácticas de buen uso para la Administración de Software

Cuando el control del inventario de hardware y software ya se ha implementado en la organización y se mantiene actualizado en forma periódica, debe implantarse otra práctica de buen uso, me referiré en este artículo a la “Administración de Software.” La administración de software es la función que permite asegurar a la organización el cumplimiento de las licencias del software que se tiene instalado así como el buen uso que se haga del mismo.

Los elementos que intervienen en una buena administración de software son:

El control de las aplicaciones y versiones de software: Generalmente utilizado para procesos de migración y actualización. Consiste en llevar un control de las aplicaciones que están instaladas en la organización de tal modo que cuando exista la necesidad de cambiar a una nueva versión o aplicar algunos “parches” al software que presenta problemas se pueda realizar de manera uniforme. Por ejemplo, el pasado problema del año 2000. Existían aplicaciones que se habían desarrollado con MS-Access 2.0, el cual presentaba problemas en el cálculo de fechas. La recomendación era que todas las aplicaciones creadas con esa versión fueran actualizadas con la nueva versión de MS-Access. El llevar un control de las aplicaciones que fueron desarrolladas con esa versión permitió a muchas empresas evitar un problema mayor. El beneficio que se obtiene con un buen control de versiones lo observamos en los procesos de actualización de licencias pues se puede planear de mejor forma las inversiones en adquisición de licencias de software y con ello optimizar los costos.

Auditoria de software: La auditoria de software permite evaluar el grado de exposición en el que se encuentra una organización con respecto al software que tiene instalado en sus equipos y las correspondientes licencias de uso. Los beneficios que se obtienen son la eliminación del riesgo de enfrentar demandas civiles y penales por tener software sin la correspondiente licencia. Así también permite conocer cómo se llevan a cabo los controles definidos para la administración del software.

La importancia de conocer el uso que se le esta dando al software permite saber si hay retorno de la inversión realizada. El comprar licencias de software sin analizar el uso que se le va a dar puede ser causa de que los costos de adquisición se eleven. Por ejemplo, si tenemos instalado en un servidor un producto de oficina (Procesador de palabras, hoja de calculo, presentaciones etc.) como MS-Office, Lotus Smartsuite que es utilizado en promedio por 30 usuarios de los 50 que lo utilizan de forma esporádica, es posible instalar en el servidor un software encargado de monitorear el uso del producto, para poder ajustar la compra de las licencias o actualizaciones al uso real que se le esta dando. En vez de adquirir 50 licencias podría adquirir sólamente 30. El beneficio obtenido es la reducción en la inversión.

La administración del espacio en disco en la red: Consiste en monitorear constantemente la información residente en los discos duros del servidor o de las PC’s de la organización. Existe mucha información que no es parte del proceso de negocio en una empresa que ocupa espacio en disco y que todo usuario debe depurar como parte de su responsabilidad. Me refiero a notas de e-mail, archivos de características singulares - fotos, imágenes, tarjetas electrónicas de felicitación, los famosos tapices y protectores de pantalla - además de toda aquella información que NO es información de negocio. El beneficio de administrar efectivamente el espacio en disco evita que estemos actualizando continuamente las PC’s con discos duros de mayor capacidad y la realización de inversiones innecesarias. El conocido comentario por parte del usuario “Necesito mayor capacidad en disco” de ahora en adelante debe ser justificado antes de instalarle un nuevo disco.

La definición de estándares, políticas y procedimientos: Si todo lo descrito anteriormente no se encuentra sustentado a través estándares, políticas y procedimientos de control, de nada servirán los esfuerzos realizados. Dentro de los estándares se pueden definir aquellos relativos al uso de software de base (sistemas operativos), software de oficina (paquetes administrativos, hojas de calculo, procesadores de texto, etc.) , software de red. De las políticas se pueden definir políticas de uso de software entre otras y de los procedimientos se pueden incluir aquellos relativos al proceso de adquisición de licencias, instalación de software y actualización. Todo lo anterior debe ser soportado por un buen plan de concienciación que comunique de manera efectiva y responsabilice a todos los usuarios de la organización del buen uso del software.

6.3 DEFINIENDO LA ADMINISTRACIÓN DE POLÍTICAS CORPORATIVAS

La administración de políticas corporativas es una forma de administrar el entorno de trabajo de un usuario. El esquema sugerido permite, a un administrador de la red o de la PC, controlar a través de reglas lógicas cuales aplicaciones, configuraciones, recursos - de red o bases de datos - y otros activos informáticos pueden ser utilizados por los usuarios. Cada usuario o grupo de usuarios tendrá un perfil donde son definidos sus privilegios, de tal suerte que al asignarle un activo informático estos privilegios sean asignados al equipo donde trabajarán. Estas políticas pueden implementarse de forma manual - definiendo los estándares, políticas, concienciando al personal usuario del equipo y publicando estas políticas en toda la organización - y con el apoyo de herramientas automatizadas que eviten que los usuarios realicen cambios en sus equipos. Estos cambios pueden ser: El introducir software no autorizado y/o cambiar la configuración del equipo por ejemplo. La definición e implantación de estos controles permiten al usuario solo utilizar las herramientas necesarias para ejecutar su trabajo. Este proceso integrado con un sistema de administración de cambios y haciendo uso de políticas bien definidas al respecto, pueden reducir en forma significativa los tiempos de caída de los equipos. Por otro lado le permite al administrador crear plataformas estándar que pueden apoyar los procesos de migración y actualización de equipos y software. Otra forma de definir las políticas corporativas se centra en el equipo y no en el usuario, es decir, el equipo es preparado con las configuraciones y aplicaciones de software necesario para que un usuario realice su trabajo. En este caso particular el perfil es definido para el equipo y no para el usuario por lo cual si el usuario se mueve a otro equipo quizá este no cuente con la configuración y software que el usuario utiliza para su trabajo. Esta forma de control es sugerida cuando las aplicaciones que utiliza el usuario son instaladas en forma local y no existe un servidor que pueda monitorear su uso. Los beneficios obtenidos son de igual forma la reducción y la minimización de los tiempos de caída de los equipos. Una recomendación adicional al implantar este tipo de esquema es la definición de procedimientos que permitan el cambio y reasignación de equipos de forma eficiente y que exista una supervisión efectiva en la administración de cambios. Adicionalmente una buena herramienta que permita la auditoria periódica de estos activos permitirá un mejor control de los mismos. El uso de Hardware y de Software autorizado deberá estar regulado por las siguientes normas:

1.  Toda dependencia podrá utilizar UNICAMENTE el hardware y el software que el área de soporte técnico le haya instalado y oficializado mediante el “Acta de entrega de equipos y/o software”.

2.  Tanto el hardware y software, como los datos, son propiedad de la empresa. su copia o sustracción o daño intencional o utilización para fines distintos a las labores propias de la compañía, será sancionada de acuerdo con las normas y reglamento interno de la empresa.

3.  El área de soporte técnico llevara el control del hardware y el software instalado, basándose en el número de serie que contiene cada uno.

4.  Periódicamente, el área de soporte técnico efectuara visitas para verificar el software utilizado en cada dependencia. Por lo tanto, el detectar software no instalado por esta dependencia, será considerado como una violación a las normas internas de la empresa.

5.  Toda necesidad de hardware y/o software adicional debe ser solicitada por escrito al área de soporte técnico, quien justificara o no dicho requerimiento, mediante un estudio evaluativo.

6.  El área de soporte técnico instalara el software en cada computador y entregara al área usuaria los manuales pertinentes los cuales quedaran bajo la responsabilidad del Jefe del departamento respectivo.

7.  Los paquetes que contienen el software original de cada paquete serán administrados y almacenados por el área de soporte técnico.

8.  El área de soporte técnico proveerá el personal y una copia del software original en caso de requerirse la reinstalación de un paquete determinado.

9.  Los trámites para la compra de los equipos aprobados por el área de soporte técnico, así como la adecuación física de las instalaciones serán realizadas por la dependencia respectiva.

10.  La prueba, instalación y puesta en marcha de los equipos y/o dispositivos, serán realizada por el área de soporte técnico, quien una vez compruebe el correcto funcionamiento, oficializara su entrega al área respectiva mediante el “Acta de Entrega de Equipos y/o Software”.

11.  Una vez entregados los equipos de computación y/o el software por el área de soporte técnico, estos serán cargados a la cuenta de activos fijos del área respectiva y por lo tanto, quedaran bajo su responsabilidad.

12.  Así mismo, el área de soporte técnico mantendrá actualizada la relación de los equipos de computación de la compañía, en cuanto a numero de serie y ubicación, con el fin que este mismo departamento verifique, por lo menos una vez al año su correcta destinación.

13.  El área de soporte técnico actualizara el software comprado cada vez que una nueva versión salga al mercado, a fin de aprovechar las mejoras realizadas a los programas, siempre y cuando se justifique esta actualización.



[editar] Capitulo 7 : ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL


7.1. INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL

El objetivo de la función de administración del personal es conseguir atraer, desarrollar y mantener un personal adecuadamente entrenado y preparado para las operaciones de informática que tenga capacidad para llevar a cabo las operaciones, tareas y funciones diarias del entorno informático de una organización. La administración del personal se ocupa también de los problemas que conlleva proporcionar un entorno seguro, eficaz y previsible en el lugar de trabajo.

Relación con otros procesos

La administración del personal es una de las funciones de la administración de servicios (SMF, service management function) que forman la base de Microsoft Operations Framework y se produce en el cuadrante de optimización del modelo de proceso en cuatro fases de MOF. En MOF se reconoce que la ejecución correcta de las operaciones de informática es un requisito previo para tener éxito comercial en el competitivo mercado actual. El cuadrante de optimización trata específicamente esta realidad al basarse en dos elementos fundamentales de las operaciones: el costo y la administración del nivel de servicio centrada en el negocio. La misión del servicio en este cuadrante es reducir los costos al tiempo que se mantienen o mejoran los niveles de servicio. Esto se consigue mediante la administración y negociación de los niveles de servicio, así como la evaluación de diversas métricas clave de funcionamiento en el entorno administrado. Entre éstas se incluyen elementos como la capacidad, el rendimiento, los tiempos de respuesta, los niveles de saturación, la disponibilidad, el costo y los ingresos. Mediante una evaluación completa seguida de la comprensión de e